Vállalati könyvelés – hogyan működik?

A vállalati könyvelés egy összetett terület minden abban érintett vállalat számára. De valójában mit is foglal magában? Mik a különböző követendő lépések és milyen normáknak kell megfelelni? Hogyan lehet ezeket a folyamatokat optimalizálni?

A vállalati könyvelés meghatározás szerint egy vállalatcsoport vagy egy társaság különböző szervezetei között lebonyolított valamennyi kereskedelmi ügylet, valamint ezen áramlások „kiiktatása” a pénzügyi év lezárásakor.

A vállalati könyvelés minden külső szervezetekkel vagy külföldi leányvállalatokkal rendelkező vállalat számára fontos kérdés. A legtöbb jogrendszerben vállalatközi áramlásokra is összpontosító összevont éves beszámoló elkészítése egy bizonyos méret fölött minden vállalat számára kötelező. Ez mind a kölcsönös ügyleteket (vállalatközi tranzakciókat), mind a nem kölcsönös ügyleteket magában foglalja.

Ez a cikk a vállalatközi könyvelés különböző szakaszaival foglalkozik, a számviteli konszolidációtól kezdve a szokás szerint feldolgozott ügyletek típusain keresztül a nyilvántartások egyeztetése során felmerülő ellentmondásokig.

Mi az a számviteli konszolidáció?

Egy cégcsoporton vagy társaságon belül a különféle érintett cégek és leányvállalatok cserélnek egymással árut és szolgáltatásokat. Ezeket az áramlásokat általában csoporton belüli ügyleteknek nevezzük. A vállalatközi könyvelés tekintetében a konszolidáció olyan eszköz, amely segítségével egy csoport a különböző szervezetei között végrehajtott műveleteket egyenlíti ki. A cél az anyacég és leányvállalatai számláinak az egyesítése annak érdekében, hogy olyan pontos mérleget és eredménykimutatást tudjanak beadni, amely egészében véve tükrözi a csoport pénzügyi helyzetét.

Minél nagyobb a csoport, annál összetettebbé válik a számviteli konszolidációja. Ellentmondások leginkább a számlaegyeztetési időszak során merülnek fel.

E számviteli ellentmondások okai többek között:

• Egyre rövidebb zárási átfutási idő, amely leányvállalatonként változó.
• A nem kölcsönös ügyletek anyavállalat és leányvállalat közötti beazonosításának szükségessége, amely nem egyszer bonyolult művelet.
• A külföldön található leányvállalatok ügyleteiket a helyi valutában rögzítik, amely megbonyolíthatja az egyeztetési folyamatot.

Ezen akadályok tükrében a pénzügyi igazgatók, a pénztárosok és egyéb számviteli szakemberek megoldást kell találjanak a konszolidációs törekvések egyszerűsítésére és
ésszerűsítésére. Konkrét megfogalmazásban ez a cégcsoport vagy a társaság különféle leányvállalatait tekintve a számviteli folyamatok sztenderdizálását, valamint a csoport pénzügyi és számviteli funkcióinak digitális átalakítását jelentheti.

Azonban milyen típusú vállalatközi ügyletek érintettek? Melyik a legjobb követendő eljárásmód a gördülékeny és hatékony számviteli konszolidáció biztosításához?

Mely ügyletek vesznek részt a számviteli konszolidációban?

Kétfajta csoporton belüli ügylet létezik:

• Kölcsönös ügyletek (vállalatközi tranzakciók)
  Egy megegyező összeg létezik egy, a csoporton belüli másik cég számvitelében.
• Nem kölcsönös ügyletek
  Egy megegyező összeg nem beazonosítható egy, a csoporton belüli másik cég számvitelében, azonban az ügyletet így is ki kell iktatni.

Az alábbiak a leggyakrabban megfigyelt csoporton belüli ügyletek:

A kölcsönös ügyletek (vállalatközti ügyletek) kiiktatása elméletileg egyértelmű eljárás, hiszen a csoport egyik vállalatának könyvelésében követelésként azonosított összeg egy másik vállalat könyvelésében tartozásként jelenik meg. A kiiktatási folyamatot követően a konszolidált eredménykimutatás nem változik.

A nem kölcsönös ügyletek kiiktatása azért különbözik ettől, mert ennél a megegyező összeg nem azonosítható egy, a csoporton belüli másik cég könyvelésében A kiiktatási folyamatot követően a konszolidált eredménykimutatást itt változik.

De hogyan lehet beazonosítani a szóban forgó ügyleteket? Hol kezdődik a konszolidációs folyamat? Milyen módszereket lehet használni annak érdekében, hogy a számlakivonatok megbízhatóak legyenek?

Mik a konszolidációban foglalt különféle lépések

A számviteli konszolidáció a „konszolidációs kör” feltérképezésével kezdődik. Ez egy csoporton belüli szervezeteket jelenti, amelyeket a csoport konszolidált pénzügyi kimutatásának megállapításakor számításba kell venni. Ennek a terjedelmét az anyavállalat leányvállalatai feletti ellenőrzése határozza meg. A terjedelem meghatározását követően a kiiktatandó kölcsönös ügyletek körét kell felállítani, végül pedig a számlákat egyeztetni kell az összes végrehajtott ügylet valódiságának és megfelelőségének ellenőrzése érdekében.

1. A konszolidációs kör feltérképezése

A leányvállalatok konszolidációs körben szerepeltetése attól függ, hogy az anyavállalat milyen ellenőrzést gyakorol a külső szervezet felett. Ha egy vállalatban 50% fölötti szavazati joggal rendelkezik, akkor ezt a vállalatot kötelezően szerepeltetnie kell a konszolidációs körben. Ez azért van, mert ilyen szavazati jog az anyacég számára átfogó felelősséget jelent a leányvállalat és operatív irányelvei tekintetében.

2. Csoporton belüli ügyletek nyilvántartásának létrehozása

A nyilvántartás – a számviteli konszolidáció második fázisa – a kölcsönös és a nem kölcsönös csoporton belüli ügyletekre vonatkozó valamennyi adat összegyűjtését jelenti. Ez a kiiktatásukhoz vezető első lépés. Ennél a pontnál meg kell határozni a lényegességi küszöböt is, amely alatt bármilyen jelentéstételi hiba nem veszélyezteti a vonatkozó pénzügyi kimutatás megbízhatóságát.

A lényegességi küszöböt néhány szakmai szabvány és egy sor bevált gyakorlat határozza meg. Bár a küszöbértékek ágazatonként különbözőek lehetnek, az általánosan lényegesnek mondható küszöbértékek az alábbiak:

• 1% és 3% között a forgalom tekintetében
• 1% és 5% között a részvényesek saját tőkéjének tekintetében
• 5% és 10% között az aktuális nettó jövedelem tekintetében.

3. A számlák egyeztetése

A számviteli konszolidáció egy beszámolási csomag létrehozását is megköveteli. Ez a csoporton belüli vállalatok által végrehajtott ügyleteket sorolja fel, összehasonlító elemzést és a számlák egyeztetését téve lehetővé. Ez utóbbi két kölcsönös számla összehasonlítását, vagy nem kölcsönös áramlások felbecslését jelenti a beazonosított összegek valódiságának és megfelelőségének megállapításának végső célkitűzésével.

A vállalatközi áramlások egyeztetése fáradságos és időigényes lehet. Annak érdekében, hogy ez jól sikerüljön, a csoport egyes leányvállalatai számviteli szakembereinek szorosan együtt kell működniük egymással egy sor előre elrendelt csoportszintű folyamat mentén. Az egyeztetési fázis során az alábbiakat kell kialakítani:

• Pontos eljárások a lényeges számviteli adatok cseréjéhez.
• Szigorú ütemterv a lényeges számviteli adatok cseréjéhez.
• Átlátható eljárások bármilyen ellentmondás felfedezésére és megoldására.

A folyamatok központosítása egyszerűbben megoldható kisebb csoportok esetében, viszont nagymértékű csoporton belüli ügyletek esetén végtelenül összetetté válhat. Ez utóbbi esetben, minden egyes leányvállalatnál szigorú vezetésre van szükség.

Ugyanakkor szigorú együttműködési eljárások nélkül sokkal nagyobb az esély arra, hogy számviteli ellentmondások fordulnak elő. Tehát hogyan lehet ezeket megoldani? Hogyan lehet ezeket teljes mértékben kiküszöbölni és hogyan lehet a számviteli folyamatokat még ésszerűbbé tenni?

Miért fordulnak elő számviteli ellentmondások és mi az ellenszerük?

A vállalaton belüli számviteli ellentmondások kezelésére az egyeztetési folyamatot optimalizálni kell, árfolyam-fedezeti megoldásokat kell figyelembe venni, és a vezetői szükségletek egységesebb megközelítésének csoportszintű alkalmazására van szükség

A vállalati könyvelésen belüli leggyakoribb ellentmondások általában az alábbi tényezőknek tudhatók be:

• Fontos könyvelési adatok eltérő nyilvántartási dátumokkal az egyik és a másik leányvállalatnál.
• Eltérő zárási határidők.
• Külföldi valutában nyilvántartott vállalatközi ügyletek , az ügylet lebonyolításának dátuma és az egyeztetés dátuma között ingadozó árfolyammal.

Egy csoport az adódó ellentmondásokat például az alábbi módokon oldhatja fel:

• Fentről lefelé irányuló vállalati számvitel, amely szigorú határidőket szab a számlaegyeztetési folyamat tekintetében az összes leányvállalat számára.
• Vállalatközi egyeztetési modulok a jelenleg használatban lévő konszolidációs szoftver kiegészítéseképpen. Ezek automatizálni tudják az egyeztetési folyamatot a teljes csoporton belül, olyan közös adatbázis használatával, amelyet minden leányvállalat tud használni.
• A valutákhoz fix átváltási árfolyamot lehetővé tévő platformok vagy szolgáltatások, amelyek különösképpen a külföldi valutákban elszámolt csoporton belüli ügyletek szempontjából hasznosak.

A konszolidációs szoftver manapság igencsak elterjedt, habár az egyeztetést automatizáló és központosító kiegészítő modulok, nyilvánvaló előnyük ellenére, nem annyira elterjedtek. Ugyanez mondható el az olyan árfolyam-fedezeti megoldásokról is, mint a határidős devizaügyletek, amelyek lehetővé teszik egy rögzített átváltási árfolyam megállapítását egy meghatározott időszakra, így könnyítve meg a külföldi valutákban elszámolt számlák egyeztetését.

Egy olyan összetett területen, mint a vállalatközi könyvelés, a folyamatok optimalizálása és digitalizálása létfontosságú a vállalatokat terhelő szabályozási követelményeknek történő megfelelést illetően, miközben javítják működési hatékonyságukat.

A számviteli konszolidáció a vállalatközi könyvelés egyik legnagyobb kihívása. Ugyan legtöbbször összetett, mégis egy bizonyos méret feletti csoportok ill. társaságok számára kötelező, és a csoport pénzügyi helyzetéről történő pontos kép alkotása érdekében a részletekre és az optimalizálásra való odafigyelést követeli meg.

A konszolidációs folyamat számos fázisból áll, a konszolidációs kör feltérképezésétől a csoporton belüli ügyletek nyilvántartásának létrehozásán keresztül a csoport számláinak egyeztetésével bezárólag. Mint bármely zárási időszak tekintetében, adódhatnak ellentmondások, azonban vannak olyan digitális megoldások, amelyek megkönnyítik a feldolgozásukat és kezelésüket.

Egy csoport által használt számviteli folyamatok a csoport földrajzi helyétől kezdve az érintett vállalatok számával bezárólag számos tényezőtől függnek. Az olyan leányvállalatokkal rendelkező csoportok esetében, amelyek elszámolási pénzneme különbözik a konszolidációs pénznemtől, a fedezeti megoldásokat mindenképpen megéri megvizsgálni, hiszen nagyban leegyszerűsítik a csoporton belüli ügyletek feldolgozását, és hozzájárulnak a többvalutás pénzáramlások optimalizálásához.