ERP: miért érdemes az Ön vállalkozásának bevezetnie?

A nagyobb vállalatok körében ma már közismert, hogy mi az „ERP” és mi mindent foglal magában.
Ön is ismeri? Vessünk egy közelebbi pillantást mindarra, ami valójában e három betű mögött áll.

Mit jelent az ERP?

Az ERP a vállalati erőforrás-gazdálkodás angol nyelvű megfelelőjéből (Enterprise Resource Planning) képzett betűszó, amely egy szervezetek által a mindennapi tevékenységeik irányításának és erőforrásaik strukturálásának optimalizálására szolgáló szoftvertípusra utal. A gyakran vállalatirányítási szoftverként hivatkozott ERP számos alkalmazást (például ügyfékapcsolat-, vagy beszállítási lánc menedzsment alkalmazásokat) optimalizál és integrál, lehetővé téve a közöttük szükséges adatkommunikációt. Az alkalmazások jellemzően alapvető üzleti funkciókat – humán erőforrások, pénzügy, megrendelés-feldolgozás és készletgazdálkodás – kezelnek, így a vállalkozások kiválaszthatják a nekik megfelelő alkalmazásokat és ezeket a saját igényeikhez igazíthatják. A közös adathasználat és az egységes adatbázis segítségével vételével az ERP célja a társaság minden részlegének az adatok duplikálása nélküli és az adatok integritásának biztosításával történő kiszolgálása. Hosszabb távon és a társaság bővülésével egy ERP-nek bővíthetőnek kell lennie és alkalmasnak kell lennie a növekedés kezelésére.

Az ERP alapfunkciója a társaság tevékenységeinek a közös adathasználat és az összes folyamat egyetlen, közös adatbázis használata segítségével történő egyszerűsítése.

ERP integráció – összetett művelet

Tekintve, hogy a társaság működési módjának alapvető megváltoztatása és a munkavállalók részéről is mélyreható változtatások szükségesek hozzá, egy ERP rendszer megvalósítása bármely cég számára komoly vállalkozás. A rendszer előnyeinek teljes kihasználásához sok esetben a vállalati folyamatoknak és eljárásoknak, valamint a dolgozók szokásainak az átgondolása, átalakítására lehet szükség. Mindez önmagában is komoly kihívást jelenthet. Annyi mindenesetre bizonyos, hogy egy ERP megoldás integrálása komoly, igényes folyamat, amelyet éppen ezért célszerű valóban megfelelően végrehajtani. A megvalósítás ideális esetben az alábbi hat szakaszban történik meg:

1. Felkészülés, a célkitűzések meghatározása – Az első lépésben fel kell mérni a társaság helyzetét, meg kell határozni hatékonyságbeli hiányosságait és más továbbfejlesztésre szoruló területeit, a projekt mibenlétét és céldátumait.
2. Tervezés – A második lépés a tényleges felhasználóktól származó inputok alapján hatékony munkafolyamatok kialakítása.
3. Fejlesztés – Az átfogó terv kidolgozását a fejlesztési szakasz követi. Ebben a szakaszban kerül sor a szoftvernek a társaság igényei teljesítéséhez szükséges konfigurálására és egyéniesítésére. Ugyanebben a szakaszban kell összeállítani az új rendszer felhasználóit instruáló tananyagokat is.
4. Tesztelés – Ebben a szakaszban próbálják ki a felhasználók a modulokat és alkalmazásokat és ekkor kell a megfelelő módosításokat végrehajtani.
5. Bevezetés– Az összes alkalmazás tesztelését és kiigazítását követi a legfontosabb lépés, a rendszer bevezetése. Ebben a szakaszban a jól megtervezett migrálás biztosítja az új rendszerre való zökkenőmentes átállást.
6. Támogatás és frissítés – Az ERP megvalósításának utolsó szakasza a felhasználók szükség szerinti támogatása és az esetlegesen szükséges frissítések szállítása. A társaság növekedésével új konfigurációkra, az újonnan felvett munkaerő számára pedig oktatásra is szükség lehet.

A megvalósítás mellett a költségekkel is foglalkozni kell. A rendszerek közötti váltáshoz szükséges munka mennyisége miatt előfordulhat, hogy a vártnál többet kell az átállásra költeni, valamint az új rendszer megismertetésének oktatási költségeit is figyelembe kell venni. A nehézségek és költségek ellenére azonban egy ERP hosszú távú előnyei miatt a változtatás megéri a fáradságot.

Milyen előnyök várhatók tehát egy ERP rendszer bevezetésétől?

Az ERP célja az üzleti tevékenység eredményességének és hatékonyságának többféle módon történő javítása. Az Aberdeen Group nevű marketing piackutató szerint egy ERP rendszer megvalósítása az üzemi költségeket 23, az adminisztratív költségeket pedig 22 százalékkal csökkenti. A pénzügyi szempontokon kívül a különböző vállalatok számos okból választják az ERP-t a napi szintű üzleti tevékenységeik továbbfejlesztésének eszközéül. A vállalatok többségében az alábbi hat pontban határozzák meg az ERP bevezetésének és alkalmazásának hosszú távú előnyeiként:

1. Fokozott termelékenység – A legfontosabb üzleti folyamatok észszerűsítése és összehangolása révén az egyes részlegek egy közös adatbázis segítségével jobban együttműködhetnek és könnyebben leküzdhetik az olyan akadályokat, mint pl. az időzónák közötti eltérések, vagy a különböző nyelvek használata.
2. Jobb láthatóság – Az adatok duplikálásának csökkentése és egy közös adat- és ismerethalmaz használata megkönnyíti a vállalkozás számára a nyomonkövethetőség biztosítását és a munkavállalók is könnyebben kapnak választ kérdéseikre.
3. Pontos nyomonkövetés – Minden vállalat egyetért abban, hogy a döntéseket pontos adatok alapján kell meghozni. Egy ERP rendszer segítségével a valósidejű adatokból testreszabható beszámolók, jelentések készíthetők, amelyek azután zökkenőmentesen megoszthatók a társaság minden egységével és alkalmazottjával.
4. A kockázatok csökkentése – Az összes érzékeny dokumentum és információ egy biztos helyen történő összegyűjtése csökkenti a csalások és biztonsági incidensek lehetőségét.
5. Egyszerűsített informatika – Az alkalmazások egyetlen, a vállalat egésze által használt adatbázist alkalmazó szoftverben történő integrálása egyszerűbbé teszi a társaság informatikai rendszereinek összességét és a munkavállalók napi munkavégzését.
6. Az agilitás erősítése – Tekintve, hogy minden vállalat egyedi, az ERP teljes mértékben a cég sajátos igényeihez illeszthető.

Az ERP telepítésének, bevezetésének típusai

Az ERP találkozása a pénzügyi technológia világával

Az ERP és a pénzügyi technológia több tekintetben hasonlít egymásra: mindkettő a vállalkozások szervezeti kihívásaira kínál megoldásokat. Az ERP megoldások továbbfejlesztése mellett a pénzügyi technológiai szolgáltatók is a B2B világ számára részére nyújtott szolgáltatások folyamatos fejlesztésére törekednek. Ennek eredményeképpen új piaci szereplők kínálják mindkét terület legjobb lehetőségeit, az ERP rendszerekbe integrált pénzügyi technológiai képességek formájában. A varratmentesen az ERP rendszerekbe illesztett pénzügyi technológiai megoldásoknak köszönhetően a vállalatok egyetlen, mindenre kiterjedő szoftverkörnyezetben élvezhetik mindkét terület összes előnyét.

E két technológia együttes használatával a vállalkozás tovább javíthatja legjobb gyakorlatait és automatizálhatja az összes, korábban manuálisan végzett, időigényes folyamatát. A más alapfunkciókból származó adatok azonnali elérhetősége teljes körű rálátást biztosít a munkavállaló számára a vállalat egészére és tevékenységeire: ezáltal pénzt és időt takaríthat meg, és hozzájárulhat a vállalat teljesítményének javításához.