Blog | iBanFirst

Egy átfogó útmutató a hóvégi zárás tökélyre fejlesztéséhez

Written by iBanFirst | 2023. november 14. 8:00:00 Z

Ha a pénzügyben dolgozik, ismerős lehet Önnek az érzés, hogy egy újabb hónap vége a célvonalig való sprinthez hasonlítható.

 

A pénzügyi szakemberek gyakran találják magukat egy spirálban, amelyre a havi zárás még feltesz egy lapáttal. Évente tizenkétszer ugyanaz a ciklus ismétlődik, és ez néha tehernek érződhet.

 

De a helyzet a következő: a hónap végi zárás tekintetében nincs megállás. Bár időigényes és viszonylag nagy kihívást jelenthet, mégis minden vállalat számára egy sarkalatos pont, hiszen az az alapja a jól megalapozott pénzügyi döntéseknek, valamint annak, hogy a vállalat úgy működjön, mint egy olajozott gépezet.

 

Ne aggódjon! Egy alaposan előkészített tervvel és a megfelelő rendszerekkel, beleértve egy aprólékosan kidolgozott hóvégi zárási ellenőrző listát, sok vállalat ma már zökkenőmentesen végzi ezt a feladatát. Mi pedig azért vagyunk itt, hogy mind erről beszámoljunk.

 

Merüljünk el kicsit a részletekben és nézzük meg, hogy mi is az a hóvégi zárás, milyen gyakori kihívásokat jelent, és hogy Ön hogyan tudja korszerűsíteni a folyamatot annak érdekében, hogy gyorsabb és pontosabb hóvégi zárást érjen el anélkül, hogy túlterheltnek érezné magát.

 

A hóvégi zárási folyamat megértése

A hóvégi zárás, amelyet gyakran pénzügyi zárásnak vagy hóvégi könyvelésnek is neveznek, a vállalat pénzügyi nyilvántartásának minden hónap lezártakor történő véglegesítése. Ez egy sor olyan feladatot foglal magában, amelyek célja biztosítani, hogy a pénzügyi kimutatások pontos képet adjanak a vállalat pénzügyi állapotáról, teljesítményéről és pénzforgalmáról.

 

A CFO Magazine egyik felmérése szerint a legjobban teljesítő csapatok esetében a zárási folyamat átlagosan 5 munkanapot vett igénybe, míg a lassabb pénzügyi csapatok 10 vagy több napot töltöttek a könyvelés lezárásával.

 

Egy elhúzódó vagy rendezetlen hóvégi zárás nem csak a csapat idejét emészti fel, hanem akadályozza őket abban is, hogy az üzlet szempontjából fontos döntésekre fókuszáljanak. Másfelől viszont mindenképpen megéri időt fektetni a zárási folyamat korszerűsítésére, mivel ez jelentős előnyökkel járhat, többek között:

 

Megalapozott döntéshozatal: Az időben elkészített pénzügyi jelentések lehetővé teszik a cégvezetők számára, hogy azonnal felismerjék az adott trendeket, megfelelően osszák el az erőforrásokat és stratégiát dolgozzanak ki a növekedés érdekében..

 

Átláthatóság: Az áttekinthető pénzügyi nyilvántartások bizalmat teremtenek az érdekeltek, köztük a befektetők, az ügyfelek és a szabályozó szervek körében. Az átláthatóság egyszerűsíti a pontos könyvvizsgálat és az adóbevallás folyamatát is.

 

Hatékony erőforrás elosztás: Egy jól szervezett és automatizált zárási folyamat lehetővé teszi a munkatársai számára, hogy hangsúlyosabb feladatokra összpontosíthassanak, például az átfogó vezetői jelentéskészítésre.

 

Kevesebb stressz: A jól szervezett hóvégi zárás csökkenti a pénzügyi csapatokon uralkodó stresszt, lehetővé téve számukra, hogy több értékteremtő tevékenységre tudjanak összpontosítani.

 

 

A zárási folyamat kihívásai

A hóvégi zárási folyamat gyakran jár kihívásokkal, különösen a korlátozott erőforrásokkal rendelkező kisvállalkozások számára. Íme néhány gyakori akadály, amellyel a folyamat során szembe kerülhet:

 

Manuális munkavégzés és hibák

Az egyik legelterjedtebb probléma a kézi munka körül forog, ahol a határidők betartása nyomást gyakorol a pontos adatbevitel felé támasztott igényre. A manuális munkavégzés, bár néha elkerülhetetlen, hibát okozhat a pénzügyi nyilvántartásban, ami a későbbiekben további következményekkel járhat.

 

Szétszórt és összefüggéstelen adatok

Az adatok kezelése is akadályokkal jár. A különböző szoftverrendszerekben és táblázatokban szétszórt pénzügyi adatok nem a leghatékonyabbak, valamint késedelmet is okozhatnak a szükséges információk összeállítása során.

 

Meghatározatlan szerepek és a folyamatok dokumentációjának hiánya

Ha nincsenek kijelölve a szerepek, eluralkodik a káosz, ami dupla munkát és rengeteg frusztrációt vonz magával. Zökkenőmentes munkafolyamatok helyett a stressz, botlások és lekésett határidők jellemezhetik a munkát, ami mindenkit megvisel.

 

Hasonlóképpen, arról se feledkezzen meg, hogy a dokumentált folyamatok hiánya hogyan növelheti a káoszt. Sok vállalat, különösen a kis számviteli csapatok, dokumentálatlan rutinra támaszkodnak, ami az utolsó pillanatban történő kavarodáshoz, hibákhoz és frusztrációhoz vezet.

 

 

Annak érdekében, hogy segítsünk Önnek megbirkózni a hónap végi zárásával, feltérképeztük a hóvégi rutin megszokott lépéseit, hogy kiindulópontot adjunk Önnek a saját átfogó hóvégi zárási dokumentáció elkészítéséhez, amelyet aztán majd az egész csapat követhet.

 

 

10 kötelező lépés a hóvégi könyveléshez

 

Amikor a pénzügyi csapatát ismét szorítja az idő, mentesítse őket a feszültségtől egy logikus, lépésről-lépésre felépített, minden érintett által jól érthető rutinnal.

 

1.    Beszéljék meg a szoros menetrendet!

Egyeztesse, dokumentálja és kommunikálja a hóvégi zárási folyamat egyes tevékenységeire vonatkozó határidőket. Ha mindenki tisztában van azzal, hogy mit várnak el tőle és mikor, sokkal nagyobb az esélye a gördülékeny és sikeres zárás lebonyolítására.

 

2.    Gyűjtse be a szükséges adatokat és dokumentumokat!

Gyűjtse össze minden olyan papírmunkát (vagy digitális dokumentációt) és adatot, amelyre szüksége lesz a cég könyvelésének befejezéséhez, többek között:

 

  • bejegyzések
  • főkönyvi számlák
  • beszállítói számlák és kifizetések
  • költségdokumentáció- és jelentések
  • bankszámlakivonatok
  • mérlegek
  • eredménykimutatások
  • pénzügyi beszámolók

A szükséges adatokhoz való hozzáférésből származó bármilyen probléma azt jelentheti, hogy a zárási folyamat a kelleténél tovább fog tartani. A szükségtelen késedelmek elkerülése érdekében, nézzen olyan lehetőségek után, amelyek javítják az adattárolást, valamint azok visszakeresésének lehetőségét.

 

3.  Tekintse át a főkönyvi könyvelést és a pénzügyi tranzakciókat

Indítson az előző havi pénzügyi zárás áttekintésével, hogy azonosíthassa a fennálló problémákat, eltéréseket és a folyó havi zárás javítási lehetőségeit. Ezután pedig itt az ideje, hogy az aktuális időszakra fordítsa a figyelmét, ami azt jelenti, hogy az alábbi területek tranzakcióinak részleteibe kell magát beleásnia:

 

Követelések: Ezen a ponton kell utánajárnia az esedékes vagy lejárt tartozásokkal rendelkező ügyfelek kintlévőségeinek – a megfelelő hitelellenőrzés a pozitív pénzforgalmi pozíció fenntartása szempontjából az egyik legfontosabb tevékenység.

 

Kötelezettségek: Győződjön meg róla, hogy a hónap összes kimenő kifizetését elszámolta. Ne feledkezzen meg a költségtérítési igényekről, a hitelkártyákról és a hitelkifizetésekről, valamint a kereskedelmi készletekről sem.

Bérszámfejtés: Győződjön meg róla, hogy a számadatok tartalmazzák az összes felhalmozott szabadságot, valamint a dolgozóknak fizetett rendkívüli kifizetéseket, például az egyszeri bónuszokat, végkielégítéseket vagy egyéb egyszeri juttatásokat.

 

Készpénz: Amennyiben még mindig készpénzzel kereskedik, számolja össze a még nem banki forgalomban lévő készpénzt, beleértve a kéznél lévő külföldi valutát is. Vigye fel ezeket az egyenlegeket a számláira.

 

Leltár: Bár valószínűleg nem minden hónapban végez valódi készletellenőrzést, a lehető legpontosabb leltárkészlet-egyenleg biztosítása érdekében érdemes mégis felülvizsgálatot készítenie. A kisvállalkozások kevésbé valószínű, hogy rendelkeznek folyamatos leltárkezelési rendszerrel, így előfordulhat, hogy a szokásos készletveszteségek figyelembevételéhez a múltbeli adatokra kell hagyatkozniuk.

 

Tárgyi eszközök: Gondoskodjon arról, hogy minden új eszköz aktiválva legyen, és a felszámolt eszközöket törölje az állóeszköz-könyvéből. Előfordulhat, hogy az eszközök könyv szerinti értékét módosítani kell, ha frissítésre vagy jelentős változtatásokra került sor. Tekintse át az amortizációt, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a könyv szerinti nettó érték helyesen kerül rögzítésre.

 

Lízingelszámolás: Biztosítani kell, hogy a naplóbejegyzések megfeleljenek a megfelelő lízingszámviteli standardoknak (IFRS 16 vagy FRS 102), és hogy minden lízingelt tárgyi eszköz esetében a megfelelő összegek kerüljenek költségként elszámolásra az eredménykimutatásban vagy aktiválásra a mérlegben.

 

Adókötelezettségek: Számolja ki az adókötelezettségeket és a héa-, jövedelem- és társasági adóval kapcsolatos céltartalékokat, biztosítva a vonatkozó adószabályok betartását.

 

Tartalékok és juttatások: Hozzon létre tartalékokat a lehetséges veszteségekre vagy rendkívüli eseményekre felkészülve, és képezzen céltartalékot adósság esetére. Vizsgálja meg a vállalat pénzügyi egészségét fenyegető potenciális kockázatokat.

 

4.    Egyeztesse a számlákat!

Az alábbi lépés magában foglalja a különböző számlák, például a bankszámlák, a követelések és a kötelezettségek egyeztetését.

  • Ellenőrizze, hogy a bizonylatokon, például az értékesítési és beszerzési számlákon szereplő teljes összegek megfelelnek-e a főkönyvi számláknak.
  • Azonosítsa és oldja meg az esetleges eltéréseket a pontosság biztosítása érdekében.
  • Ha vannak vállalatközi számviteli tranzakciói, gondoskodjon arról, hogy a tranzakció mindkét oldala a megfelelő főkönyvekben, pontosan kerüljön rögzítésre, a megfelelő összegben, hogy a csoportszintű könyvelés egyensúlyban maradjon.
  • Az egyeztetés devizaváltással és árfolyamkorrekcióval járhat.

 

5. Tökéletesítse a számlákat elhatárolás és előleg szerint

Az elhatárolások és az előlegek biztosítják, hogy a tranzakciók a megfelelő időszakban kerüljenek rögzítésre, függetlenül attól, hogy mikor történik meg az árucsere. Az európai határokon átnyúlóan működő kkv-k számára ez a lépés kulcsfontosságú a határokon átívelő tranzakciók helyes árfolyamon történő pontos rögzítéséhez.

 

6. Végezze el az utolsó módosításokat bejegyzések segítségével!

Rögzítsen minden végleges kiigazítást, korrekciót vagy átsorolást naplóbejegyzésekkel. Dokumentálja az egyes bejegyzések indoklását a későbbi hivatkozás érdekében. Naplóbejegyzésekre lehet szükség a pontatlanul vezetett könyvelések helyesbítéséhez is. Ha több joghatóságban is működik, akkor a regionális számviteli standardoknak való megfelelés biztosítása a könyvelési tételek elvégzése során alapvető fontosságú.

 

7.    Készítse el a pénzügyi kimutatást!

Készítse el pénzügyi kimutatásait – a P&L-kimutatást, a mérleget és a pénzforgalmi kimutatást. Ezek a kimutatások pillanatképet nyújtanak a vállalat pénzügyi helyzetéről és teljesítményéről, amelyek elengedhetetlenek a döntéshozatalhoz és a jó pénzügyi helyzet bizonyításához.

 

8.    Ellenőrizze, majd szerezze meg a szükséges aláírásokat!

Alaposan vizsgálja át a pénzügyi kimutatásokat és az azokat alátámasztó dokumentációt. Kérjen jóváhagyást az érintett érdekelt felektől, például a felső vezetéstől vagy a pénzügyi igazgatótól. Ez a lépés biztosítja a beszámoló pontosságát és átláthatóságát.

 

9.    Töltse ki a zárást követő bejegyzéseket!

A záró könyvelések előkészítik a vállalatot a következő időszakra azáltal, hogy kiegyenlítenek bizonyos számlákat, amelyek nem tolódhatnak át a következő időszakra. A bevételi, kiadási és osztalékszámlák egyenlegeinek kiegyenlítése azt jelenti, hogy Ön össze tudja hasonlítani az időszakok teljesítményét, valamint ezek a számlák készen állnak arra, hogy a következő időszakban egyenleget halmozzanak fel. Az adott időszak bevételi és kiadási számláit át kell vezetni az eredményösszesítőbe, amely aztán a mérlegben az eredménytartalékba kerül.

 

10.    Iktassa be a vonatkozó dokumentumokat!

Rendezze el a hóvégi zárási dokumentációt, és tárolja egy jól kialakított iktatási rendszerben. A megfelelő dokumentáció nem csak ellenőrzési célokból, hanem a múltbeli hivatkozásokhoz is elengedhetetlen. Amennyiben lehetséges, érdemes digitálisan iktatni. Adózási célokra legalább hét évig őrizze meg a nyilvántartásokat. A már nem szükséges dokumentumokat biztonságosan meg kell semmisíteni.

 

 

Tippek a hóvégi zárási folyamat korszerűsítéséhez

 

Ha van lehetősége gördülékenyebbé tenni a hóvégi folyamatot, azzal mindenki jól jár. A csapata kevésbé lesz stresszes, az érdekeltek viszont magabiztosabbakká válnak, és nem utolsó sorban az Ön vállalkozása is pénzt takaríthat meg. Íme néhány ötlet, hogy a hóvégi folyamatok óramű pontossággal működjenek.

 

A folyamatok feltérképezése

A pénzügyekben a precizitás a legfontosabb. A hóvégi zárási folyamatok dokumentálása talán csak egy plusz lépésnek tűnhet, de hatása mélyreható, hiszen biztosítja a következetességet, racionalizálja a munkafolyamatokat és minimalizálja a hibákat, amelyek mind elengedhetetlenek a hibátlan hóvégi záráshoz. Az előnyök tagadhatatlanok: átláthatóság, a delegálás megkönnyítése és a problémák gyors kezelése.

 

Az egyik legfontosabb taktika egy átfogó hóvégi ellenőrző lista elkészítése. Ez az iránytűszerű útmutató felvázolja a lépéseket és elvárásokat a pénzügyi csapat számára. Kezdje a folyamat közös felvázolásával, a feladatok és az esedékességi időpontok kijelölésével. A hóvégi zárási ciklus során jegyezze fel a kihívásokat vagy a különleges figyelmet igénylő területeket. Minden egyes ciklus után finomítsa az ellenőrző listát, hogy a következő alkalommal még jobb folyamatot biztosíthasson.

 

Technológiai frissítés

Elege van a táblázatokban való elmerülésből, a manuális adatbeviteltől, és a végtelen számsorok egyeztetéséből? Itt jön képbe a modern technológia.

 

Képzeljen el egy olyan forgatókönyvet, amelyben az előbb felsorolt feladatok automatizálva vannak, ezáltal megszabadítva a csapatát az órákig tartó fárasztó munkától, miközben az integrált rendszerek zökkenőmentes adatáramlást szerveznek, elhárítva az eltéréseket és a hibákat. Beépített ellenőrzések és egyensúlyok? Azért vannak itt, hogy csökkentsék a nem megfelelőségi kockázatokat és a lehetséges bírságokat.

 

Az automatizáltabb folyamatokra, az összehangolt és integrált eszközökre való áttérés, valamint a következő generációs adatelemzés sok szempontból a nagyobb hatékonyság és pontosság kapuit nyithatja meg. Ez az átállás különösen a korlátozott erőforrásokkal rendelkező, kisebb pénzügyi csapatok számára mutathat utat a racionalizált és pontos hóvégi záráshoz.

 

Készen áll cselekedni? Fedezze fel a "Hogyan építsünk fel egy modern pénzügyi technológiát?" című részletes útmutatónkat, hogy belemerülhessen az üzleti igényeihez igazított technológiai lehetőségekbe.

 

A folyamatos elszámolás

A zökkenőmentes hóvégi zárásra való törekvés során a folyamatos könyvelés paradigmája sok pénzügyi csapat számára is változást hoz. A hagyományos hóvégi rohanással ellentétben a folyamatos könyvelés a hónap során elosztja a feladatokat. Ez napi naplóbejegyzéseket és egyeztetéseket jelent, ami egy folyamatosan frissített főkönyvet eredményez. Az előnyök kettősek: valós idejű pénzügyi betekintés és könnyebb teher a "kemény zárás" során. Ez az innovatív megközelítés összehangolja a pénzügyi műveleteket az üzletmenet ütemével, lehetővé téve, hogy megalapozott döntések hozhasson a hónap bármely pontján

 

Folyamatos fejlesztési lehetőségek 

Ha állandóan tűzoltással valamint a kevésbé hatékony folyamatokkal és rendszerekkel küzd, könnyen demoralizálóvá válhat, amikor úgy érződik, hogy a hónap végi zárás szinte rögtön az előző után jön el. Bár úgy érezheti, hogy nincs ideje átgondolni, mi ment jól, és mi nem, a dolgok javításának egyetlen módja, ha aktívan időt szakít a történtek áttekintésére, a lehetséges fejlesztések kikutatására. Hasznos, ha a tanulságok levonásával tudja lezárni a folyamatot.

 

Azonban ne próbáljon meg előbb futni, mint járni megtanulni – jobb, ha a havi határidők betartása mellett apró, fokozatos lépésekkel vezeti be a fejlesztéseit, mintha olyan nagy változtatásokat próbálna végrehajtani, amelyek a számviteli zárás pontosságával vagy időszerűségével kapcsolatos problémákhoz vezetnének.

 

Összefoglalva

Egy olyan világban, ahol a pénzügyi csapatoknak egyre inkább érdemes kiszakadni a hagyományos, számokat tördelő szerepükből, és stratégiai üzleti partnerré válniuk, alapvető fontosságúvá válik, hogy feltárjuk, hogyan lehet a rutinfeladatok – például a könyvelés lezárása – hatékonyságát növelni, hogy több időt tudjanak felszabadítani a hasznot hozó munkára. Az előre tervezéssel, a világos munkafolyamatok meghatározásával és a manuális munkavégzés automatizálását és csökkentését célzó technológia alkalmazásával jelentős előnyökhöz juttathatja a vállalkozását.

 

Foglalkozik az Ön cége devizatranzakciókkal? Az iBanFirst-nél tisztában vagyunk vele, hogy a devizakereskedelem az amúgy is bonyolult számviteli folyamatok egy újabb rétegét jelentheti. Ezért van az, hogy a felhasználóink:

  • hozzákapcsolják az iBanFirst-öt a könyvelési és kincstári szoftverükhöz az egyszerűsített élmény érdekében
  • egy irányítópulton keresztül követhetik az összes iBanFirst-nél vezetett számlájuk egyenlegét
  • összehangolják az egyéb bankszámláikat az iBanFirst platformmal, hogy 360°-os képet kapjanak a vállalati bankszámláikról, függetlenül a banktól és a pénznemtől.
  • egyetlen kattintással, többféle fájlformátumban tudják exportálni a teljes számla- és díjkimutatásukat.

 

További információért, forduljon szakértőinkhez.