Ha a pénzügyben dolgozik, ismerős lehet Önnek az érzés, hogy egy újabb hónap vége a célvonalig való sprinthez hasonlítható.
A pénzügyi szakemberek gyakran találják magukat egy spirálban, amelyre a havi zárás még feltesz egy lapáttal. Évente tizenkétszer ugyanaz a ciklus ismétlődik, és ez néha tehernek érződhet.
De a helyzet a következő: a hónap végi zárás tekintetében nincs megállás. Bár időigényes és viszonylag nagy kihívást jelenthet, mégis minden vállalat számára egy sarkalatos pont, hiszen az az alapja a jól megalapozott pénzügyi döntéseknek, valamint annak, hogy a vállalat úgy működjön, mint egy olajozott gépezet.
Ne aggódjon! Egy alaposan előkészített tervvel és a megfelelő rendszerekkel, beleértve egy aprólékosan kidolgozott hóvégi zárási ellenőrző listát, sok vállalat ma már zökkenőmentesen végzi ezt a feladatát. Mi pedig azért vagyunk itt, hogy mind erről beszámoljunk.
Merüljünk el kicsit a részletekben és nézzük meg, hogy mi is az a hóvégi zárás, milyen gyakori kihívásokat jelent, és hogy Ön hogyan tudja korszerűsíteni a folyamatot annak érdekében, hogy gyorsabb és pontosabb hóvégi zárást érjen el anélkül, hogy túlterheltnek érezné magát.
A hóvégi zárás, amelyet gyakran pénzügyi zárásnak vagy hóvégi könyvelésnek is neveznek, a vállalat pénzügyi nyilvántartásának minden hónap lezártakor történő véglegesítése. Ez egy sor olyan feladatot foglal magában, amelyek célja biztosítani, hogy a pénzügyi kimutatások pontos képet adjanak a vállalat pénzügyi állapotáról, teljesítményéről és pénzforgalmáról.
A CFO Magazine egyik felmérése szerint a legjobban teljesítő csapatok esetében a zárási folyamat átlagosan 5 munkanapot vett igénybe, míg a lassabb pénzügyi csapatok 10 vagy több napot töltöttek a könyvelés lezárásával.
Egy elhúzódó vagy rendezetlen hóvégi zárás nem csak a csapat idejét emészti fel, hanem akadályozza őket abban is, hogy az üzlet szempontjából fontos döntésekre fókuszáljanak. Másfelől viszont mindenképpen megéri időt fektetni a zárási folyamat korszerűsítésére, mivel ez jelentős előnyökkel járhat, többek között:
Megalapozott döntéshozatal: Az időben elkészített pénzügyi jelentések lehetővé teszik a cégvezetők számára, hogy azonnal felismerjék az adott trendeket, megfelelően osszák el az erőforrásokat és stratégiát dolgozzanak ki a növekedés érdekében..
Átláthatóság: Az áttekinthető pénzügyi nyilvántartások bizalmat teremtenek az érdekeltek, köztük a befektetők, az ügyfelek és a szabályozó szervek körében. Az átláthatóság egyszerűsíti a pontos könyvvizsgálat és az adóbevallás folyamatát is.
Hatékony erőforrás elosztás: Egy jól szervezett és automatizált zárási folyamat lehetővé teszi a munkatársai számára, hogy hangsúlyosabb feladatokra összpontosíthassanak, például az átfogó vezetői jelentéskészítésre.
Kevesebb stressz: A jól szervezett hóvégi zárás csökkenti a pénzügyi csapatokon uralkodó stresszt, lehetővé téve számukra, hogy több értékteremtő tevékenységre tudjanak összpontosítani.
A hóvégi zárási folyamat gyakran jár kihívásokkal, különösen a korlátozott erőforrásokkal rendelkező kisvállalkozások számára. Íme néhány gyakori akadály, amellyel a folyamat során szembe kerülhet:
Manuális munkavégzés és hibák
Az egyik legelterjedtebb probléma a kézi munka körül forog, ahol a határidők betartása nyomást gyakorol a pontos adatbevitel felé támasztott igényre. A manuális munkavégzés, bár néha elkerülhetetlen, hibát okozhat a pénzügyi nyilvántartásban, ami a későbbiekben további következményekkel járhat.
Szétszórt és összefüggéstelen adatok
Az adatok kezelése is akadályokkal jár. A különböző szoftverrendszerekben és táblázatokban szétszórt pénzügyi adatok nem a leghatékonyabbak, valamint késedelmet is okozhatnak a szükséges információk összeállítása során.
Meghatározatlan szerepek és a folyamatok dokumentációjának hiánya
Ha nincsenek kijelölve a szerepek, eluralkodik a káosz, ami dupla munkát és rengeteg frusztrációt vonz magával. Zökkenőmentes munkafolyamatok helyett a stressz, botlások és lekésett határidők jellemezhetik a munkát, ami mindenkit megvisel.
Hasonlóképpen, arról se feledkezzen meg, hogy a dokumentált folyamatok hiánya hogyan növelheti a káoszt. Sok vállalat, különösen a kis számviteli csapatok, dokumentálatlan rutinra támaszkodnak, ami az utolsó pillanatban történő kavarodáshoz, hibákhoz és frusztrációhoz vezet.
Annak érdekében, hogy segítsünk Önnek megbirkózni a hónap végi zárásával, feltérképeztük a hóvégi rutin megszokott lépéseit, hogy kiindulópontot adjunk Önnek a saját átfogó hóvégi zárási dokumentáció elkészítéséhez, amelyet aztán majd az egész csapat követhet.
Amikor a pénzügyi csapatát ismét szorítja az idő, mentesítse őket a feszültségtől egy logikus, lépésről-lépésre felépített, minden érintett által jól érthető rutinnal.
Egyeztesse, dokumentálja és kommunikálja a hóvégi zárási folyamat egyes tevékenységeire vonatkozó határidőket. Ha mindenki tisztában van azzal, hogy mit várnak el tőle és mikor, sokkal nagyobb az esélye a gördülékeny és sikeres zárás lebonyolítására.
Gyűjtse össze minden olyan papírmunkát (vagy digitális dokumentációt) és adatot, amelyre szüksége lesz a cég könyvelésének befejezéséhez, többek között:
A szükséges adatokhoz való hozzáférésből származó bármilyen probléma azt jelentheti, hogy a zárási folyamat a kelleténél tovább fog tartani. A szükségtelen késedelmek elkerülése érdekében, nézzen olyan lehetőségek után, amelyek javítják az adattárolást, valamint azok visszakeresésének lehetőségét.
Indítson az előző havi pénzügyi zárás áttekintésével, hogy azonosíthassa a fennálló problémákat, eltéréseket és a folyó havi zárás javítási lehetőségeit. Ezután pedig itt az ideje, hogy az aktuális időszakra fordítsa a figyelmét, ami azt jelenti, hogy az alábbi területek tranzakcióinak részleteibe kell magát beleásnia:
Követelések: Ezen a ponton kell utánajárnia az esedékes vagy lejárt tartozásokkal rendelkező ügyfelek kintlévőségeinek – a megfelelő hitelellenőrzés a pozitív pénzforgalmi pozíció fenntartása szempontjából az egyik legfontosabb tevékenység.
Kötelezettségek: Győződjön meg róla, hogy a hónap összes kimenő kifizetését elszámolta. Ne feledkezzen meg a költségtérítési igényekről, a hitelkártyákról és a hitelkifizetésekről, valamint a kereskedelmi készletekről sem.
Bérszámfejtés: Győződjön meg róla, hogy a számadatok tartalmazzák az összes felhalmozott szabadságot, valamint a dolgozóknak fizetett rendkívüli kifizetéseket, például az egyszeri bónuszokat, végkielégítéseket vagy egyéb egyszeri juttatásokat.
Készpénz: Amennyiben még mindig készpénzzel kereskedik, számolja össze a még nem banki forgalomban lévő készpénzt, beleértve a kéznél lévő külföldi valutát is. Vigye fel ezeket az egyenlegeket a számláira.
Leltár: Bár valószínűleg nem minden hónapban végez valódi készletellenőrzést, a lehető legpontosabb leltárkészlet-egyenleg biztosítása érdekében érdemes mégis felülvizsgálatot készítenie. A kisvállalkozások kevésbé valószínű, hogy rendelkeznek folyamatos leltárkezelési rendszerrel, így előfordulhat, hogy a szokásos készletveszteségek figyelembevételéhez a múltbeli adatokra kell hagyatkozniuk.
Tárgyi eszközök: Gondoskodjon arról, hogy minden új eszköz aktiválva legyen, és a felszámolt eszközöket törölje az állóeszköz-könyvéből. Előfordulhat, hogy az eszközök könyv szerinti értékét módosítani kell, ha frissítésre vagy jelentős változtatásokra került sor. Tekintse át az amortizációt, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a könyv szerinti nettó érték helyesen kerül rögzítésre.
Lízingelszámolás: Biztosítani kell, hogy a naplóbejegyzések megfeleljenek a megfelelő lízingszámviteli standardoknak (IFRS 16 vagy FRS 102), és hogy minden lízingelt tárgyi eszköz esetében a megfelelő összegek kerüljenek költségként elszámolásra az eredménykimutatásban vagy aktiválásra a mérlegben.
Adókötelezettségek: Számolja ki az adókötelezettségeket és a héa-, jövedelem- és társasági adóval kapcsolatos céltartalékokat, biztosítva a vonatkozó adószabályok betartását.
Tartalékok és juttatások: Hozzon létre tartalékokat a lehetséges veszteségekre vagy rendkívüli eseményekre felkészülve, és képezzen céltartalékot adósság esetére. Vizsgálja meg a vállalat pénzügyi egészségét fenyegető potenciális kockázatokat.
Az alábbi lépés magában foglalja a különböző számlák, például a bankszámlák, a követelések és a kötelezettségek egyeztetését.
Az elhatárolások és az előlegek biztosítják, hogy a tranzakciók a megfelelő időszakban kerüljenek rögzítésre, függetlenül attól, hogy mikor történik meg az árucsere. Az európai határokon átnyúlóan működő kkv-k számára ez a lépés kulcsfontosságú a határokon átívelő tranzakciók helyes árfolyamon történő pontos rögzítéséhez.
Rögzítsen minden végleges kiigazítást, korrekciót vagy átsorolást naplóbejegyzésekkel. Dokumentálja az egyes bejegyzések indoklását a későbbi hivatkozás érdekében. Naplóbejegyzésekre lehet szükség a pontatlanul vezetett könyvelések helyesbítéséhez is. Ha több joghatóságban is működik, akkor a regionális számviteli standardoknak való megfelelés biztosítása a könyvelési tételek elvégzése során alapvető fontosságú.
Készítse el pénzügyi kimutatásait – a P&L-kimutatást, a mérleget és a pénzforgalmi kimutatást. Ezek a kimutatások pillanatképet nyújtanak a vállalat pénzügyi helyzetéről és teljesítményéről, amelyek elengedhetetlenek a döntéshozatalhoz és a jó pénzügyi helyzet bizonyításához.
Alaposan vizsgálja át a pénzügyi kimutatásokat és az azokat alátámasztó dokumentációt. Kérjen jóváhagyást az érintett érdekelt felektől, például a felső vezetéstől vagy a pénzügyi igazgatótól. Ez a lépés biztosítja a beszámoló pontosságát és átláthatóságát.
A záró könyvelések előkészítik a vállalatot a következő időszakra azáltal, hogy kiegyenlítenek bizonyos számlákat, amelyek nem tolódhatnak át a következő időszakra. A bevételi, kiadási és osztalékszámlák egyenlegeinek kiegyenlítése azt jelenti, hogy Ön össze tudja hasonlítani az időszakok teljesítményét, valamint ezek a számlák készen állnak arra, hogy a következő időszakban egyenleget halmozzanak fel. Az adott időszak bevételi és kiadási számláit át kell vezetni az eredményösszesítőbe, amely aztán a mérlegben az eredménytartalékba kerül.
Rendezze el a hóvégi zárási dokumentációt, és tárolja egy jól kialakított iktatási rendszerben. A megfelelő dokumentáció nem csak ellenőrzési célokból, hanem a múltbeli hivatkozásokhoz is elengedhetetlen. Amennyiben lehetséges, érdemes digitálisan iktatni. Adózási célokra legalább hét évig őrizze meg a nyilvántartásokat. A már nem szükséges dokumentumokat biztonságosan meg kell semmisíteni.
Ha van lehetősége gördülékenyebbé tenni a hóvégi folyamatot, azzal mindenki jól jár. A csapata kevésbé lesz stresszes, az érdekeltek viszont magabiztosabbakká válnak, és nem utolsó sorban az Ön vállalkozása is pénzt takaríthat meg. Íme néhány ötlet, hogy a hóvégi folyamatok óramű pontossággal működjenek.
A pénzügyekben a precizitás a legfontosabb. A hóvégi zárási folyamatok dokumentálása talán csak egy plusz lépésnek tűnhet, de hatása mélyreható, hiszen biztosítja a következetességet, racionalizálja a munkafolyamatokat és minimalizálja a hibákat, amelyek mind elengedhetetlenek a hibátlan hóvégi záráshoz. Az előnyök tagadhatatlanok: átláthatóság, a delegálás megkönnyítése és a problémák gyors kezelése.
Az egyik legfontosabb taktika egy átfogó hóvégi ellenőrző lista elkészítése. Ez az iránytűszerű útmutató felvázolja a lépéseket és elvárásokat a pénzügyi csapat számára. Kezdje a folyamat közös felvázolásával, a feladatok és az esedékességi időpontok kijelölésével. A hóvégi zárási ciklus során jegyezze fel a kihívásokat vagy a különleges figyelmet igénylő területeket. Minden egyes ciklus után finomítsa az ellenőrző listát, hogy a következő alkalommal még jobb folyamatot biztosíthasson.
Elege van a táblázatokban való elmerülésből, a manuális adatbeviteltől, és a végtelen számsorok egyeztetéséből? Itt jön képbe a modern technológia.
Képzeljen el egy olyan forgatókönyvet, amelyben az előbb felsorolt feladatok automatizálva vannak, ezáltal megszabadítva a csapatát az órákig tartó fárasztó munkától, miközben az integrált rendszerek zökkenőmentes adatáramlást szerveznek, elhárítva az eltéréseket és a hibákat. Beépített ellenőrzések és egyensúlyok? Azért vannak itt, hogy csökkentsék a nem megfelelőségi kockázatokat és a lehetséges bírságokat.
Az automatizáltabb folyamatokra, az összehangolt és integrált eszközökre való áttérés, valamint a következő generációs adatelemzés sok szempontból a nagyobb hatékonyság és pontosság kapuit nyithatja meg. Ez az átállás különösen a korlátozott erőforrásokkal rendelkező, kisebb pénzügyi csapatok számára mutathat utat a racionalizált és pontos hóvégi záráshoz.
Készen áll cselekedni? Fedezze fel a "Hogyan építsünk fel egy modern pénzügyi technológiát?" című részletes útmutatónkat, hogy belemerülhessen az üzleti igényeihez igazított technológiai lehetőségekbe.
A zökkenőmentes hóvégi zárásra való törekvés során a folyamatos könyvelés paradigmája sok pénzügyi csapat számára is változást hoz. A hagyományos hóvégi rohanással ellentétben a folyamatos könyvelés a hónap során elosztja a feladatokat. Ez napi naplóbejegyzéseket és egyeztetéseket jelent, ami egy folyamatosan frissített főkönyvet eredményez. Az előnyök kettősek: valós idejű pénzügyi betekintés és könnyebb teher a "kemény zárás" során. Ez az innovatív megközelítés összehangolja a pénzügyi műveleteket az üzletmenet ütemével, lehetővé téve, hogy megalapozott döntések hozhasson a hónap bármely pontján
Ha állandóan tűzoltással valamint a kevésbé hatékony folyamatokkal és rendszerekkel küzd, könnyen demoralizálóvá válhat, amikor úgy érződik, hogy a hónap végi zárás szinte rögtön az előző után jön el. Bár úgy érezheti, hogy nincs ideje átgondolni, mi ment jól, és mi nem, a dolgok javításának egyetlen módja, ha aktívan időt szakít a történtek áttekintésére, a lehetséges fejlesztések kikutatására. Hasznos, ha a tanulságok levonásával tudja lezárni a folyamatot.
Azonban ne próbáljon meg előbb futni, mint járni megtanulni – jobb, ha a havi határidők betartása mellett apró, fokozatos lépésekkel vezeti be a fejlesztéseit, mintha olyan nagy változtatásokat próbálna végrehajtani, amelyek a számviteli zárás pontosságával vagy időszerűségével kapcsolatos problémákhoz vezetnének.
Egy olyan világban, ahol a pénzügyi csapatoknak egyre inkább érdemes kiszakadni a hagyományos, számokat tördelő szerepükből, és stratégiai üzleti partnerré válniuk, alapvető fontosságúvá válik, hogy feltárjuk, hogyan lehet a rutinfeladatok – például a könyvelés lezárása – hatékonyságát növelni, hogy több időt tudjanak felszabadítani a hasznot hozó munkára. Az előre tervezéssel, a világos munkafolyamatok meghatározásával és a manuális munkavégzés automatizálását és csökkentését célzó technológia alkalmazásával jelentős előnyökhöz juttathatja a vállalkozását.
Foglalkozik az Ön cége devizatranzakciókkal? Az iBanFirst-nél tisztában vagyunk vele, hogy a devizakereskedelem az amúgy is bonyolult számviteli folyamatok egy újabb rétegét jelentheti. Ezért van az, hogy a felhasználóink:
További információért, forduljon szakértőinkhez.