Amennyiben Ön már most a jövő évi költségvetésen töri a fejét, nincs egyedül. A negyedik negyedév a pénzügyi csapatok életében az úgynevezett „tervezési fázis”, ugyanis ekkor összegyűjtik az adott év addigi teljesítményéről szóló szükséges adatokat, miközben a következő évről kezdenek el gondolkozni.
Izgalmas, ugye? Itt az ideje időt szentelni a növekedés legfontosabb pilléreire, a stratégiaalkotásra valamint a célok kitűzésére. A pénzügyi csapatoknak ilyenkor érdemes a szervezeten belül együttműködniük annak érdekében, hogy reális pénzügyi előrejelzés szülessen – egyensúlyt teremtve ezzel a növekedés, a körültekintő pénzgazdálkodás és az óvatosság megfelelő mértékének biztosítása között.
Ebben a cikkben tovább lépünk a szűk körben értelmezett CFO előrejelzésen. Ehelyett a csapatdinamikára és azokra a hasznos gyakorlatokra összpontosítunk, amelyek szükségesek ahhoz, hogy bármely pénzügyi csapat sikeresen elkészíthesse az új évre vonatkozó pénzügyi tervét.
A költségvetés tervezésekor az egész vállalatnak egy stratégiai tervhez kell igazodnia. A következő évi költségvetésnek – miközben egy rövid távú terv része is – ugyanúgy meg kell felelnie a hosszú távú céloknak is.
Míg a stratégiai tervet általában a vezetői szintű elképezlés határozza meg, a pénzügyi csapatok döntő szerepet játszanak abban, hogy a jövőkép számokkal is alátámasztható legyen. Az erőforrásokba történő beruházás például a következő év során bizonyos referenciaértékek eléréséhez lehet kötve.
Könnyű túlságosan ambiciózussá válni a vállalat növekedésével kapcsolatban. A pontos előrejelzés a piaci feltételek, a versenyhelyzet és a vállalati kezdeményezések (például az értékesítési és marketingtevékenységek) várható sikerének megértésétől függ.
A pénzügyesek a múltbeli adatokra támasztott előrejelzésekkel tudják megalapozni a jövőbeni célok realitását. Ha nem látja át, hogy milyen tényezők vannak hatással a bevételre, azt sem fogja tudni megjósolni, hogy mitől növekszik majd az üzlete. Ennek hiányában nem lesz kapcsolódás a vállalat általános pénzügyi céljai és a pontos pénzügyi előrejelzés között.
A vállalat vezetőinek egy átfogó elképzelése, viszont az osztályvezetőknek valószínűleg konkrét költségvetéssel kapcsolatos kérései vannak, például létszámnövelésre, hardvercserékre, új munkavállalói juttatási programokra és így tovább.
Éppen ezért fontos, hogy bevonjuk a megfelelő embereket a tervezési folyamatba. Lehet, hogy a költségvetés egy adott tétele nem kapcsolódik közvetlenül a vállalat általános céljaihoz, de ettől még az üzleti tevékenység szükséges része. A pénzügyi csapatnak is tisztában kell lennie az egyes részlegek ismert kiadásaival, illetve azzal, hogy milyen változásokra lehet számítani a következő pénzügyi évben, és miért.
Természetesen egy részleg kérvény benyújtása, még nem jelenti azt, hogy az meg is fog valósulni. A pénzügyi csapat feladata, hogy egyensúlyt teremtsen mindenki "kívánságlistája" és a következő évre vonatkozó költségvetés és előrejelzés között.
A kommunikáció természetesen kulcsfontosságú ahhoz, hogy minden részlegvezető megértse a döntéseket és azok hátterét. Ennek elérését több megbeszélés és egyeztetés is megelőzheti, mielőtt a javasolt költségvetési tervet nyilvánosságra hozzák, valamint a költségvetés általában több változtatáson is átmegy, mielőtt mindenki egyetértene vele.
Az is fontos, hogy az osztályvezetők megértsék, hogy ha bizonyos célokat (például egy bevételi célt vagy egy kitűzött időpontot) el kell érni, mielőtt további pénzeket költenének (például egy új alkalmazottra), és tisztában kell lenniük azzal, hogy mik ezek a viszonyítási pontok. A következő évben nem szabad, hogy bármi meglepetésként érje őket.
A pénzügyi csapata ugyan készíthet költségvetést egy konkrét előrejelzés alapján, de mi van akkor, ha az előrejelzések nem válnak be?
A stratégiai terv része olykor a kockázatvállalás is. Végül is ez az, ami a vállalat növekedéséhez vezet. Előfordulhat azonban, hogy ezek a kockázatok nem a várt növekedést eredményezik, vagy esetleg bekövetkezik egy váratlan piaci változás.
Annak érdekében, hogy a lehető legjobban fel tudjon készülni, érdemes több különböző forgatókönyvvel számolnia. Dönthet úgy, hogy a legjobb forgatókönyvvel, vagy akár egy konzervatív növekedési forgatókönyvvel operál, de a legrosszabb forgatókönyvre ugyanúgy érdemes tervet felállítania. Jobb felkészülni a legrosszabb forgatókönyvre, és tudni, milyen lépéseket tesz a vállalat pénzügyeinek védelme érdekében, mint az év közepén, stresszhelyzetben döntéseket hozni.
Amennyire csak lehet, próbálja elkülöníteni az ismertet az ismeretlentől. Esetlegesen lehet, hogy vannak olyan visszatérő bevételei, amelyekre támaszkodhat, szemben a tervezett új bevételekkel. Vagy vannak olyan kiadásai, amelyek kifizetésére szerződéses kötelezettsége áll fenn. A változékonyabb tényezők alapján különböző forgatókönyveket tud készíteni.
Ha a költségvetés készítéséhez több forgatókönyvet is felvázol, hatékonyabban tud majd tervezni a következő évre.
Az éves pénzügyi tervezés alternatív megközelítése a gördülő költségvetési előrejelzés. A gördülő költségvetési előrejelzés nem egy egész évre szóló terv, amelyet az év során a körülmények változásával esetleg módosítani kell, hanem egy állandó folyamat.
A gördülő költségvetési előrejelzések esetében a jelenlegi prognózissal (vagy annak egy változatával) indít, és menet közben változtatásokat hajt végre. Ebben az esetben a költségvetést az adott éven belül rendszeresen felülvizsgálják és alakítják. Ha helyesen végzi, ez rugalmasságot kölcsönöz a vállalat számára, valamint biztosítja, hogy lehetőség szerint kevesebb meglepetéssel nézzen szembe az év során.
A pénzügyeseinek meg kell határozniuk, hogy milyen gyakran fogják felülvizsgálni a büdzsét azért, hogy elegendő idő álljon rendelkezésre felkészülni az költségvetési előrejelzés esetleges változásaira. Sok vállalat havonta vagy negyedévente teszi ezt meg. Szintén meg kell majd jelölnie az előrejelzésre vonatkozó időszakot. Ha például az idősík négy negyedév, akkor folyamatosan gördíti az előrejelzést, hogy az mindig négy negyedévre előre vetítse a jövőt.
Ha vállalkozása különösen érzékeny a piaci körülményekre, a gördülő költségvetési előrejelzés lehetővé teszi a pénzügyi és vezetői csapatok számára, hogy az aktuális információk alapján hozzanak stratégiai döntéseket.
Amennyiben a pénzügyi csapata még mindig az Excel táblázatokra támaszkodik, akkor a kelleténél nehezebbé teszi a munkájukat. Amellett, hogy időigényes és magas a hibakockázat, az Excel nem tud olyan kifinomult költségvetés-tervezési és előrejelzési modelleket létrehozni, amelyekre a mai sikeres vállalatoknak szükségük van. A forgatókönyvtervezés és a gördülő költségvetési előrejelzések különösen bonyolultak lennének a folyamatot automatizáló és a változók gyors kiigazítását lehetővé tevő technológia nélkül.
A felhőalapú és SaaS-termékek ma már a pénzügyek minden területén alapvető fontosságúak, mivel nagyobb rugalmasságot és pontosabb előrejelzéseket tesznek lehetővé, mint a manuális lehetőségek. Az ilyen rendszerekbe való befektetés hamar megtérül a csapata számára.
Itt bővebben olvashat a pénzügyi csapatok számára rendelkezésre álló technológia szerepéről és a modern tech stack kiépítéséről.