E-számlázás 2026-ban: Ezt érdemes tudnia

Amikor már azt hitte, hogy a cégét érintő minden nemzetközi jogszabályt már jól ismer, újabb váratlan fordulat következik: bevezetik a kötelező elektronikus számlázást.

Az e-számlázási előírásokat Európa különböző országaiban, különböző ütemben vezetik be, ami egy olyan szabályozási káoszt eredményez, amely hatással lehet a cégek pénzforgalmára, a hatékonyságra és – legyünk őszinték – a vállalatvezetők mentális állapotára is.

Van azonban ennek pozitív oldala is. Az egyes országok lépésről lépésre vezetik be ezeket a változásokat, így Önnek van ideje felkészíteni a munkatársait és a vállalkozását. A kevésbé jó hír viszont az, hogy minden ország egyéni követelményeket és határidőket szab. Ha tehát az Ön cége egyszerre több európai piacon is működik, akkor fontos szem előtt tartania az egyes országok különböző elvárásait.

Összefoglaltuk Önnek, hogy mit kell feltétlenül tudnia az e-számlázásról, és hogyan kell cselekednie a főbb európai piacokon. Itt minden szükséges információt megkap, amely jól jön majd a stratégiai tervezéshez.

Mi az e-számlázás?

Kezdjünk a legkézenfekvőbb kérdéssel: Mi is az az elektronikus számlázás?

Az e-számlázás azt jelenti, hogy a beszállító elektronikus számlát küld a vevőnek egy olyan strukturált formátumban, amelyet a rendszer automatikusan felismer és kezel. A manuális számlaügyintézés helyett, a pénzügyi rendszer automatikusan beolvassa az összes releváns számlaadatot. Az adatok közvetlenül a beszállító rendszeréből az Ön rendszerébe kerülnek – nincs szükség újbóli adatbevitelre, szkennelésre vagy manuális adatrögzítésre.

Mi történik az e-mailben küldött PDF-ekkel?

Ön nagy valószínűséggel PDF formátumban, e-mailen keresztül küld és fogad jelenleg számlákat. Mivel a PDF egy részben strukturált formátum, az optikai leolvasó (OCR) technológiának köszönhetően bizonyos mértékben automatizálható. De van itt egy bökkenő: a PDF-es számlázás nem tekinthető igazi értelemben vett e-számlázásnak. Hogy miért? Mert ahhoz, hogy adatokat nyerjünk ki ezekből a PDF dokumentumokból, továbbra is OCR-re vagy humán erőre van szükség. A formátum nem szabványosított, és nincs garancia arra sem, hogy az adatokat integrálni lehet majd a kedvezményezett könyvelési szoftverébe.

Mit takar a kötelező e-számlázás?

Az e-számlázásról szóló vita egyik legfontosabb eleme, hogy ez a változtatás nem opcionális. Számos európai ország kötelezni fogja a vállalkozásokat, hogy bizonyos típusú tranzakciók esetén, egy meghatározott elektronikus formátumban állítsák ki és fogadják a számlákat, elsősorban:

• Állami szektornak történő értékesítés (Business-to-government, B2G) esetén: Közszektorbeli intézményekkel folytatott ügyleteknél

• Vállalkozások közötti értékesítéskor (Business-to-business, B2B): Cégek közötti tranzakcióknál

Miért van szükség a változásra? A tagállamoknak azért kell bevezetni ezeket a módosításokat, hogy megfeleljenek az EU ViDA (VAT in the Digital Age, magyarul: áfaszabályok a digitális korban) nevű csomagjának. A cél, hogy a beszedési folyamatok fejlesztésével, az adatpontosság javításával és a csalási kockázatok csökkentésével egységesítsék és modernizálják a héaszabályozást.

Az európai e-számlázási szabvány (EN 16931) meghatározza, hogy mi alapján számít egy számla megfelelőnek. Szerencsére már sok modern e-számlázási platform létezik, amely többféle megfelelő formátumot is támogat, így nem kell azonnal XML-szakértővé válnia.

Mit jelent ez az Ön vállalkozása számára?

A leírtak ellenére fontos tudnia, hogy a szabványnak való megfeleléshez szükséges működési változások igen jelentősek:

• Komplexitás a különböző országok eltérő szabályai miatt: Mint már említettük, ha az Ön vállalkozása nemzetközi üzleti tevékenységet folytat, akkor valószínűleg egyszerre kell majd megbirkóznia többféle formátummal, platformmal és határidővel is.
• Időbeli nyomás: Attól függően, hogy az Ön cége hol működik, lehet, hogy már most, vagy esetleg hamarosan köteles lesz átállni egy olyan számlázási megoldásra, amely megfelel az új szabályozásnak.
• Változások a munkafolyamatban: Lehet, hogy pénzügyi részlegnek új munkafolyamatokat kell majd bevezetnie a számlák jóváhagyása, a kivételes esetek kezelése és az egyeztetési folyamatok terén.
• Szoftverfrissítés: A jelenleg használt számlázási rendszerétől függően előfordulhat, hogy a cégnek akkreditált platformokat kell integrálnia, vagy ERP-rendszerét kell frissítenie.

Az e-számlázás előnyei a cégvezetők szemszögéből

A jogszabályi változásokkal az a gond, hogy rövid távon gyakran megnehezítik a cég dolgát. Az e-számlázás azonban egyike azoknak az eseteknek, amikor egy vállalkozásnak több előnye származik belőle, mint hátránya. Ez persze csak akkor érzékelhető, amikor már túl vagyunk a kezdeti nehézségeken.

Kevesebb hiba és működési kockázat

Komoly gondokat okozhatnak a manuális adatrögzítésből származó hibák. Gondoljon csak bele, hányszor kellett már módosítania kifizetéseket vagy éppen pénzügyi vitákat rendeznie, mert valaki 10 000 helyett 1000-et adott meg összegként.

Az e-számlázással a manuális adatbeviteli hibák a múlté. Az adatok közvetlenül a forrásból a rendszerbe kerülnek, így nem kell többé azon töprengeni, hogy „Hogyan tudtunk ezt elrontani?”.

Ráadásul a kevesebb pontatlanság kevesebb partneri konfliktust is jelent, valamint kevesebb korrekciót igényel, ami csökkenti a csapat időráfordításának mértékét és a helytelen áfa-számításokból eredő megfelelési problémák kockázatát.

Egyszerűsített megfelelés a különböző piacokon

Ha az Ön vállalkozása több országban is jelen van, akkor a szabályozási előírások betartása valószínűleg egy véget nem érő felzárkózási küzdelemnek tűnhet.

A kötelező e-számlázás bevezetése viszont most már hivatalos, akár tetszik, akár nem – és őszintén szólva, ha egyszer már bevezette ezt az egyik országban, akkor a többiben már exponenciálisan könnyebb lesz.

Ezenkívül, ha minden számlán szerepel a dátum, jól rendszerezett és elektronikusan tárolt, az év végi könyvvizsgálatok is lényegesen könnyebben mennek majd. A könyvvizsgálók ugyanis nyomon követhetik a tranzakciókat és ellenőrizhetik az áfa-számításokat, így nincs szükség arra, hogy hiányzó számlák után kutassanak.

Átláthatóbb kifizetések

A pénzügyi csapata valószínűleg rendszeresen kap a beszállítóktól olyan e-maileket, amelyekben azt kérdezik: „Megkapták már a számlát?” és „Mikorra várhatjuk a kifizetést?“, miközben Önök pontosan ugyanezeket a kérdéseket teszik fel az ügyfeleknek.

A strukturált e-számlázási rendszerekkel minden fél láthatja, hogy mely szakaszban jár éppen a kifizetés. Tehát a partner is láthatja, hogy Ön már megkapta tőlük a számlát, Ön pedig szintén nyomon követheti, hogy az ügyfelei mikor kapták meg az övéket. A pénzügyi viták száma ezzel jelentősen csökken, hiszen innentől kezdve egyértelműen nyomon követhető, hogy mit, mikor küldtek, és mi történt vele.

Amikor több országban és devizában több száz vagy akár több ezer számlát is kezel, ez a transzparencia nagy jelentőséggel bír. Ezzel gyorsabban azonosíthatja az esetleges fennakadásokat, pontosabb előrejelzést készíthet a pénzforgalomról, és könnyen válaszolhat a beszállítók kérdéseire anélkül, hogy az e-mailek között kellene kutakodnia vagy különböző részlegektől kellene információt kérnie.

Mikor kell a vállalkozásnak eleget tennie a kötelező e-számlázási rendszernek?

Vessünk egy pillantást arra, hogy mi történik e tekintetben a főbb európai piacokon.

• Belgium: 2026. január 1-jétől Belgium az EN 16931 európai szabványnak megfelelően bevezeti a kötelező e-számlázást minden B2B tranzakcióra. A Peppol az elsődleges formátum és átviteli módszer.
• Bulgária: Jelenleg nincs érvényben B2B-t érintő rendelet.
• Franciaország: A nagy- és középvállalkozásoknak 2026 szeptemberétől, a kisvállalkozásoknak pedig 2027 szeptemberétől kötelező lesz elektronikus számlákat kiállítani és befogadni. Csak strukturált elektronikus formátumok (például XML vagy Factur-X) lesznek elfogadottak, és azoknak egy partneri dematerializációs platformon (PDP) vagy a közszámlázási platformon (PPF) keresztül kell átmenniük.
• Németország: A cégeknek már most kötelező befogadni az e-számlákat, míg a kibocsátás 2027 januárjától fokozatosan kerül bevezetésre és válik kötelezővé a 800 000 euró feletti üzleti forgalommal rendelkező vállalatok számára, 2028 januárjától pedig valamennyi vállalkozás számára. Az elfogadott formátumok az XRechnung és a ZUGFeRD (a 2.0.1-es verziótól kezdve), mivel ezek strukturált formában biztosítják a szükséges adóinformációkat.
• Magyarország: Jelenleg nincs érvényben B2B-t érintő rendelet.
• Olaszország: A kötelező e-számlázás már 2019 óta érvényes minden B2G és B2B tranzakcióra az SDI (Sistema di Interscambio) platformon keresztül.
• Hollandia: Hollandiában csak egy részleges, a B2G-re vonatkozó e-számlázási kötelezettség van érvényben, amely nem vonatkozik a B2B tranzakciókra, és önkéntes alapon (a vevő beleegyezésével) elfogadott.
• Portugália: A B2G tranzakcióktól eltérően Portugáliában jelenleg nincs előírás a B2B e-számlázásra vonatkozóan. A vállalkozások bármilyen számlaformátumot választhatnak, amennyiben mindkét fél egyetért vele.
• Románia: 2024 óta minden áfa-bejegyzett vállalkozás e-számlázást használ a B2B kereskedelemben, az RO e-Factura nevű platformon keresztül.
• Spanyolország: A 8 millió euró vagy annál nagyobb forgalmú nagyvállalatoknak már most is meg kell felelniük a követelményeknek, a kis- és középvállalkozásokra pedig 2026 elejétől válnak majd kötelezővé.
• Egyesült Királyság: 2029-től minden áfa-bejegyzett vállalkozásnak át kell térnie az e-számlázásra mind a B2B, mind pedig a B2G értékesítés esetében. Itt tehát több év felkészülési időt kapnak a vállalkozások. A 2026-os költségvetés részeként egy megvalósítási tervet is közölnek majd.

A helyzet egyértelmű: ha Ön több európai piacon is aktív, akkor az elkövetkező öt évben folyamatosan változó határidőkkel kell majd számolnia ahhoz, hogy megfeleljen az adott ország előírásainak. Melyek tehát a legfontosabb teendők?

Így készítse fel a vállalkozását 5 lépésben

Íme öt lépés, amellyel felkészítheti a cégét:

1. Vizsgálja meg a jelenlegi számlázási rendszerét

Kezdje azzal, hogy őszintén felméri, hol tart jelenleg. Íme néhány kérdés, amely segíthet elindulni:

• Képes az Ön jelenlegi ERP- vagy számviteli szoftvere strukturált e-számlákat generálni az előírt formátumokban minden olyan országban, ahol a cége működik?

• Rendelkezik a cég a megfelelő technikai háttérrel az e-számlák befogadására és azok automatikus feldolgozására?

• Hány számlát állít ki havonta az egyes országokban? Mennyit kap? Átlagban mekkora összeg szerepel rajtuk?

• Mely beszállítók és ügyfelek adják a legnagyobbat forgalmat?

• Mekkorának számít a vállalkozása az egyes országokban (nagy, kicsi, közepes)?
  

2. Ismerje meg konkrét kötelezettségeit

Mint láttuk, nem minden országban azonosak az e-számlázási követelmények. Egyesek csak a B2G-re vonatkoznak, mások csak B2B-re. Egyesek már bevezették az új rendszert, míg mások még nem kezdtek bele. Ha Ön ismeri az egyes országokban fennálló kötelezettségeit, az segít a bevezetés szakaszos megvalósításában.

Gondoljon arra is, hogyan dolgozza fel a számlákat. A beszállítóknak is tudniuk kell megfelelő e-számlát kiállítani, ezért érdemes felmérnie a beszállítók és a saját felkészültségét is.

3. Válasszon egy e-számlázási megoldást

Itt jön a képbe az audit. Miután felmérte a jelenlegi képességeit és megismerte a vállalkozására vonatkozó kötelezettségeket, válassza ki az Ön számára legmegfelelőbb e-számlázási rendszert.

Ha az Ön cége több piacon is jelen van, keressen olyan megoldást, amely az összes (vagy legalábbis a legtöbb) régiót támogatja. Ha erre nem figyel, akkor egyszerre sok különböző, országspecifikus platformot kell majd kezelnie.

Ne feledje, hogy egyes országokban csak a kormány által jóváhagyott közvetítőket használhatja. Ezek a platformok (például a francia PDP-k és az olasz SDI-kompatibilis szolgáltatók) végzik a számlák formátumának konverzióját, a jóváhagyásokat, és rajtuk keresztül továbbítják a számlákat a helyi adóhatósághoz. Ez a kritérium szűkítheti az opciók listáját.

4. Készítse fel a pénzügyi csapatát

A technológia csak a feladatok egy része. A belső csapatoknak is alkalmazkodniuk kell ezekhez a változásokhoz.

Győződjön meg arról, hogy a csapat legalább egy tagja ismeri a szabályozási követelményeket, vagy vegyen fel egy megfelelőségi szakértőt, aki követi a jogszabályi változásokat, és tájékoztatja Önt a módosításokról.

Érdemes lehet országonként egy-egy projekttervet készíteni, amelyben kijelöli a fontosabb mérföldköveket. Tervezzen be egy kis plusz időt a szabályozások hatálybalépése előtt, és egyértelműen ossza fel a feladatokat és az egyes régiók felelősségi körét, tehát azt, hogy ki felel az adott ország szabályozási követelményeinek teljesítéséért.

A számlák kifizetésével és beszedésével foglalkozó munkatársaknak gyakorlati képzésre lesz szükségük az új rendszerek használatához, valamint időre, hogy kipróbálhassák az új munkafolyamatokat. A hónap végi zárásnál pedig szükség lehet bizonyos módosításokra.

5. Tesztfázis és fokozatos integrálás

Igyekezzen egyesével eleget tenni az országok követelményeinek. Kezdje azzal, ahol a legszorosabb határidőt tapasztalja, vagy ahol a legnagyobb a forgalom. Érdemes először egy kis beszállítói- és ügyfélcsoporttal tesztelni az új folyamatot és rendszert. Tanuljon a hibákból (általában akadnak), és használja fel a tapasztalatokat a következő országnál.

Kezelje könnyedén a nemzetközi kifizetéseit

Ezek a szabályozási változások kétségkívül okoznak majd némi fejtörést, de az implementálást követően tisztán látszanak majd az olyan operatív jellegű előnyök, mint az időmegtakarítás, a kockázatcsökkenés és az átláthatóbb pénzforgalom.

Az iBanFirst egy egyszerű, de hatékony platformot kínál az Önéhez hasonló nemzetközi kis- és középvállalatok számára, hogy kézbe vegyék az irányítást a nemzetközi kifizetések, a devizaforgalom, az árrések és cash flow felett.

Egy iBanFirst fiókkal Önnek lehetősége van:

• 25 devizanemben pénzeszközöket tartani, küldeni és fogadni, és mindezt egyetlen kezelőfelületen

• Valós időben nyomon követni a nemzetközi kifizetéseit egy olyan linken keresztül, amelyet a partnereivel is megoszthat

• Árfolyamokat rögzíteni a határidős ügyleteknek köszönhetően, annak érdekében, hogy megvédje az alkalmazott árrését

• Megvizsgálni a vállalatai pénzforgalmi helyzetét, hogy jobb üzleti döntéseket hozzon

• Integrálni a kifizetési folyamatokat a saját vállalati és erőforrástervező (ERP) szoftverébe az egyszerűbb egyeztetés érdekében.

Nyisson fiókot, hogy Ön is megismerje, hogyan könnyíti meg az iBanFirst a nemzetközi működést, vagy vegyen részt az interaktív termékbemutatónkon, hogy a saját szemével fedezhesse fel a platformot.