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¿Alguna vez se ha visto un viernes a las 6 de latarde introduciendo uno a uno los datos de las facturas en su plataforma depagos, preguntándose si hay una forma mejor de hacerlo? No es el único.
De hecho, el 82 % de las pymes* siguen procesando las facturas manualmente, lo que les cuesta tiempo, dinero y más de un quebradero de cabeza.
¿Y si pudiera saltarse por completo la introducción de datos y crear borradores de pago simplemente reenviando un correo electrónico o mediante la función de arrastrar y soltar? Afortunadamente, ¡puede hacerlo!
Descubra iBanPay, el asistente de pagos inteligente que elimina el tedioso procesamiento de facturas y le devuelve valiosas horas de su día.
En este artículo, le explicaremos por qué el procesamiento manual de facturas está frenando su negocio y cómo iBanPay puede transformar su flujo de trabajo de pagos.
El coste oculto del procesamiento manual de facturas
Seamos realistas: nadie decide dedicarse a los negocios para pasar los días copiando números de facturas a formularios de pago.
Pero eso es precisamente lo que hace la mayoría de los equipos financieros: introducir manualmente los datos del beneficiario, los importes, las divisas y los números de referencia de cada uno de los pagos. Es un trabajo increíblemente lento y, si se tienen en cuenta los costes de mano de obra, sorprendentemente caro.
El tiempo es dinero (y el procesamiento manual es un desperdicio de ambos)
Así es como podría ser un flujo de trabajo habitual:
- Su proveedor envía una factura.
- Alguien de su equipo tiene que abrirla, leer los datos, cambiar a su plataforma bancaria o de pago e introducir manualmente la información del beneficiario.
- Debe revisar nuevamente el importe, añadir el número de referencia, seleccionar la moneda y enviar el pago para su aprobación.
- A continuación, otra persona debe volver a verificar todos estos datos.
Si se trata de una sola factura, tal vez esto suponga 15 minutos. No es para tanto, ¿verdad?
Pero, ¿qué ocurre cuando se procesan 20, 50 o 100 facturas al mes? De repente, estamos hablando de horas de trabajo que podrían dedicarse a tareas que realmente hacen crecer su negocio. Los miembros de su equipo financiero no aceptaron el puesto con la idea de dedicar su tiempo a introducir datos, sino que son capaces de mucho más.
Los errores humanos son inevitables (y costosos)
La incómoda verdad es que la introducción manual de datos da lugar a errores. Es algo inherente a la naturaleza humana,especialmente cuando se teclea el mismo tipo de información repetidamente a lo largo del día.
Entre las causas más comunes de pagos fallidos o con retraso encontramos errores en el IBAN, SWIFT/BIC o números de rúbrica incorrectos. Otras veces, lo que causa problemas puede ser cuando falta unsufijo (Ltd, SA, GmbH), usar el nombre comercial del beneficiario en lugar desu nombre legal registrado o incluso la falta de puntuación.<spanlang=es style="mso-ascii-font-family:Aptos;mso-fareast-font-family:Aptos;mso-hansi-font-family:Aptos;mso-bidi-font-family:Aptos"></spanlang=es>
Un error en el importe podría dar lugar a un pago insuficiente o excesivo, y a las consiguientes conversaciones incómodas con los proveedores. ¿Y si confundimos la moneda? Eso ya es otro tipo de dolor de cabeza.
Estos errores no solo le hacen perder tiempo al tener que corregirlos, sino que pueden dañar las relaciones con los proveedores, provocar pesadillas contables e incluso dar lugar a recargos por demora en el pago o a la pérdida de descuentos por pronto pago.
La supervisión financiera se vuelve una pesadilla
Cuando todas las facturas se procesan manualmente,el seguimiento de los pagos puede convertirse en un juego de adivinanzas(dependiendo del nivel de visibilidad que tenga con su proveedor de pagos): ¿qué facturas se han pagado? ¿Cuáles están pendientes? ¿Quién aprobó qué? ¿Cuándo se envió realmente?
Sin flujos de trabajo automatizados y un seguimiento detallado, su equipo termina utilizando hojas de cálculo para un control de los pagos. Esto supone más introducción manual de datos y además no le proporciona una visibilidad real de sus pagos salientes.
Cómo iBanPay transforma su flujo de trabajo de pagos
Entonces, ¿cómo podemos solucionar un proceso obsoleto? Pues eliminando por completo el trabajo manual.
Según McKinsey, los equipos financieros pueden recuperar entre un 30 % y un 40 % de su capacidad con la automatización, lo que les permite centrar su tiempo en el análisis, la previsión y tareas más estratégicas.
Solo hay que implementar la automatización adecuada.
Así funciona iBanPay (en 3 sencillos pasos)
iBanPay es un asistente de pagos basado en inteligencia artificial que lee sus facturas y crea borradores de pago automáticamente. Sin necesidad de introducir datos. Sin copiar y pegar. Sincambiar de ventana. Solo tiene que verificar y enviar el pago cuando esté listo.
Así funciona.
Paso 1: Reenvíe o cargue su factura
Hay dos formas de compartir facturas con iBanPay.
Puede cargar hasta 10 facturas arrastrando y soltando en la sección dedicada del panel de control — o simplemente reenviar las facturas a su dirección de correo electrónico específica de iBanPay. Cada empresa tiene su propia dirección única, por lo que siempre sabe a dónde deben enviar las facturas.
Puede reenviar facturas directamente desde su correo electrónico y hacer que los miembros de su equipo y los contables externos las envíen desde el suyo. Incluso puede adjuntar varias facturas en un solo correo electrónico. Sea cual sea su forma de trabajar, iBanPay se adapta a su flujo de trabajo, y no al revés.
Paso 2: iBanPay crea sus borradores de pago
Aquí es donde ocurre la magia. El motor de IA de iBanPay lee su factura y extrae toda la información relevante: datos del beneficiario, importe, divisa, fecha de vencimiento, números de referencia...Todo.
En cuestión de segundos, en su plataforma BanFirst se genera un borrador de pago completo con todos los campos rellenados automáticamente. Sin necesidad de introducir datos manualmente. Sí errores de transcripción. Solo información de pago precisa y lista para revisar.
Paso 3: Apruebe con un solo clic
Inicie sesión en su plataforma iBanFirst para revisar el borrador del pago. Ya está todo ahí, correctamente formateado y listo para que lo apruebe con un solo clic.
Usted mantiene el pleno control y supervisión, sin la fastidiosa introducción de datos que le hacía perder tanto tiempo.
Sus ventajas a simple vista
Las ventajas de automatizar el procesamiento de sus facturas van mucho más allá del simple ahorro de unos minutos aquí y allá.Analicemos el impacto real que iBanPay puede tener en su negocio.
Ahorro de tiempo
Al no tener que introducir datos, su equipo financiero puede dedicar esas horas a tareas realmente importantes, como el análisis del flujo de caja, las negociaciones con los proveedores, la planificación financiera o, simplemente, marcharse a casa a su hora.
Una de nuestras clientas, Isabelle Bert, de Surprisez-vous, afirma:
«iBanPay me ahorra mucho tiempo. Ahora ya no tengo que introducir cada factura una por una, como solía hacer».
Menos errores
¿Y el tiempo que pasaba corrigiendo los errores manuales? ¡También se acabó!
Ahora que iBanPay se encarga de la extracción de datos y rellenar los campos de pago, su equipo solo tiene que verificar los detalles. Esto reduce el riesgo de errores casi a cero. Se acabaron los errores tipográficos. Adiós a los números transpuestos. No más enviar accidentalmente 10 000 € en lugar de 1000 €. Solo borradores de pago fiables y precisos listos para su aprobación.
Esto no solo le ahorra tiempo a la hora de corregir errores, sino que protege sus relaciones con los proveedores y la reputación de su empresa.
Control y supervisión totales
A algunas personas les preocupa que la automatización suponga una pérdida de visibilidad o control. Con iBanPay, esto es lo contrario.
Usted mantiene la supervisión total de cada pago.El sistema crea borradores, pero sigue siendo usted quien los revisa y aprueba.Puede ver de un solo vistazo lo que está pendiente, lo que se ha aprobado y lo que se ha enviado.
Como señala Céline Terrats, de Synersy:
«¡Pagar facturas nunca ha sido tan fácil! Los recordatorios por correo electrónico me resultan muy útiles para planificar mi día».
Su equipo trabaja de forma mucho más eficiente,ya que la herramienta se encarga del trabajo preliminar, pero usted mantiene el control total.
Primeros pasos con iBanPay
¿Está listo para acabar con los dolores de cabeza que supone el procesamiento de facturas? Los usuarios de iBanFirst pueden configurar iBanPay en solo cinco sencillos pasos:
- Paso 1: Inicie sesión en su cuenta de cliente o empresa de iBanFirst como Superusuario Administrador.
- Paso 2: Haga clic en«Configuración de la cuenta» en el menú de la izquierda.
- Paso 3: Active iBanPay en el apartado «Servicios» tras aceptar los Términos y Condiciones.
- Paso 4: Si es necesario, autorice a otros miembros del equipo a enviar facturas a través de iBanPay introduciendo sus direcciones de correo electrónico en la configuración de la cuenta del apartado «iBanPay».
- Paso 5: Reciba un correo electrónico de bienvenida con su dirección de correo electrónico personalizada de iBanPay y su código de seguridad.
Eso es todo. En cuestión de minutos, estará listo para confiar la introducción de datos a iBanPay.
¿Por qué elegir iBanFirst?
¿Aún no tiene una cuenta con nosotros? Para transformar por completo su flujo de trabajo de pago de facturas, necesita un proveedor de pagos fiable, transparente e innovador.
Cuando trabaja con iBanFirst, puede:
- Abrir una cuenta multidivisa en cuestión de minutos y mantener fondos en más de 25 divisas.
- Eliminar el riesgo de cometer errores costosos y obtener una mayor visibilidad de su flujo de pagos con iBanPay, todo ello sin perder el control y manteniendo los flujos de trabajo de aprobación.
- Compartir enlaces de seguimiento de pagos en tiempo real con sus socios para que puedan ver exactamente cuándo se envió el pago, qué intermediarios intervienen y cuándo llegará.
- Acceder a herramientas de gestión del riesgo cambiario, incluidos los contratos de pago con seguro de cambio fijos, flexibles y dinámicos.
- Trabajar con expertos en divisas que comprenden sus necesidades transfronterizas específicas.
Solicite una cuenta con iBanFirst hoy mismo.
*Estudio realizado por iBanFirst, junio de 2024, 530 usuarios en 10 países.
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