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¿Alguna vez se ha visto un viernes a las 6 de latarde introduciendo uno a uno los datos de las facturas en su plataforma depagos, preguntándose si hay una forma mejor de hacerlo? No es el único.
De hecho, el 82 % de las pymes* siguen procesandolas facturas manualmente, lo que les cuesta tiempo, dinero y más de unquebradero de cabeza.
¿Y si pudiera saltarse por completo laintroducción de datos y crear borradores de pago simplemente reenviando uncorreo electrónico? Afortunadamente, ¡puede hacerlo!
Descubra iBanPay, el asistente de pagosinteligente que elimina el tedioso procesamiento de facturas y le devuelvevaliosas horas de su día.
En este artículo, le explicaremos por qué elprocesamiento manual de facturas está frenando su negocio y cómo iBanPay puedetransformar su flujo de trabajo de pagos.
El coste oculto del procesamiento manual de facturas
Seamos realistas: nadie decide dedicarse a losnegocios para pasar los días copiando números de facturas a formularios depago.
Pero eso es precisamente lo que hace la mayoría delos equipos financieros: introducir manualmente los datos del beneficiario, losimportes, las divisas y los números de referencia de cada uno de los pagos. Esun trabajo increíblemente lento y, si se tienen en cuenta los costes de mano deobra, sorprendentemente caro.
El tiempo es dinero (y el procesamiento manual es undesperdicio de ambos)
Así es como podría ser un flujo de trabajo habitual:
- Su proveedor envía una factura.
- Alguien de su equipo tiene que abrirla, leer losdatos, cambiar a su plataforma bancaria o de pago e introducir manualmente lainformación del beneficiario.
- Debe revisar nuevamente el importe, añadir elnúmero de referencia, seleccionar la moneda y enviar el pago para suaprobación.
- A continuación, otra persona debe volver a verificartodos estos datos.
Si se trata de una sola factura, tal vez estosuponga 15 minutos. No es para tanto, ¿verdad?
Pero, ¿qué ocurre cuando se procesan 20, 50 o 100facturas al mes? De repente, estamos hablando de horas de trabajo que podríandedicarse a tareas que realmente hacen crecer su negocio. Los miembros de suequipo financiero no aceptaron el puesto con la idea de dedicar su tiempo aintroducir datos, sino que son capaces de mucho más.
Los errores humanos son inevitables (y costosos)
La incómoda verdad es que la introducción manualde datos da lugar a errores. Es algo inherente a la naturaleza humana,especialmente cuando se teclea el mismo tipo de información repetidamente a lolargo del día.
Entre las causas más comunes de pagos fallidos ocon retraso encontramos errores en el IBAN, SWIFT/BIC o números de rutaincorrectos. Otras veces, lo que causa problemas puede ser cuando falta unsufijo (Ltd, SA, GmbH), usar el nombre comercial del beneficiario en lugar desu nombre legal registrado o incluso la falta de puntuación.<spanlang=es style="mso-ascii-font-family:Aptos;mso-fareast-font-family:Aptos;mso-hansi-font-family:Aptos;mso-bidi-font-family:Aptos"></spanlang=es>
Un error en el importe podría dar lugar a un pagoinsuficiente o excesivo, y a las consiguientes conversaciones incómodas con losproveedores. ¿Y si confundimos la moneda? Eso ya es otro tipo de dolor decabeza.
Estos errores no solo le hacen perder tiempo altener que corregirlos, sino que pueden dañar las relaciones con losproveedores, provocar pesadillas contables e incluso dar lugar a recargos pordemora en el pago o a la pérdida de descuentos por pronto pago.
La supervisión financiera se vuelve una pesadilla
Cuando todas las facturas se procesan manualmente,el seguimiento de los pagos puede convertirse en un juego de adivinanzas(dependiendo del nivel de visibilidad que tenga con su proveedor de pagos): ¿qué facturas se han pagado? ¿Cuáles están pendientes? ¿Quién aprobó qué? ¿Cuándo seenvió realmente?
Sin flujos de trabajo automatizados y unseguimiento detallado, su equipo termina utilizando hojas de cálculo parallevar un control de los pagos. Esto supone más introducción manual de datos y ademásno le proporciona una visibilidad real de sus pagos salientes.
Cómo iBanPay transforma su flujo de trabajo de pagos
Entonces, ¿cómo podemos solucionar un procesoobsoleto? Pues eliminando por completo el trabajo manual.
Según McKinsey, losequipos financieros pueden recuperar entre un 30 % y un 40 % de su capacidadcon la automatización, lo que les permite centrar su tiempo en el análisis, laprevisión y tareas más estratégicas.
Solo hay que implementar la automatizaciónadecuada.
Así funciona iBanPay (en 3 sencillos pasos)
iBanPay es un asistente de pagos basado eninteligencia artificial que lee sus facturas y crea borradores de pagoautomáticamente. Sin necesidad de introducir datos. Sin copiar y pegar. Sincambiar de ventana. Solo tiene que verificar y enviar el pago cuando estélisto.
Así funciona.
Paso 1: Reenvíe su factura
Simplemente reenvíe las facturas a su dirección decorreo electrónico específica de iBanPay. Cada empresa tiene su propiadirección única, por lo que siempre sabe a dónde deben enviar las facturas.
Puede reenviar facturas directamente desde sucorreo electrónico y hacer que los miembros de su equipo y los contablesexternos las envíen desde el suyo. Incluso puede adjuntar varias facturas en unsolo correo electrónico. Sea cual sea su forma de trabajar, iBanPay se adapta asu flujo de trabajo, y no al revés.
Paso 2: iBanPay crea sus borradores de pago
Aquí es donde ocurre la magia. El motor de IA deiBanPay lee su factura y extrae toda la información relevante: datos delbeneficiario, importe, divisa, fecha de vencimiento, números de referencia...Todo.
En cuestión de segundos, en su plataformaiBanFirst se genera un borrador de pago completo con todos los camposrellenados automáticamente. Sin necesidad de introducir datos manualmente. Sinerrores de transcripción. Solo información de pago precisa y lista pararevisar.
Paso 3: Apruebe con un solo clic
Inicie sesión en su plataforma iBanFirst pararevisar el borrador del pago. Ya está todo ahí, correctamente formateado ylisto para que lo apruebe con un solo clic.
Usted mantiene el pleno control y supervisión, sinla fastidiosa introducción de datos que le hacía perder tanto tiempo.
Sus ventajas a simple vista
Las ventajas de automatizar el procesamiento desus facturas van mucho más allá del simple ahorro de unos minutos aquí y allá.Analicemos el impacto real que iBanPay puede tener en su negocio.
Ahorro de tiempo
Al no tener que introducir datos, su equipofinanciero puede dedicar esas horas a tareas realmente importantes, como elanálisis del flujo de caja, las negociaciones con los proveedores, laplanificación financiera o, simplemente, marcharse a casa a su hora.
Una de nuestras clientas, Isabelle Bert, deSurprisez-vous, afirma:
«iBanPay me ahorramucho tiempo. Ahora ya no tengo que introducir cada factura una por una, comosolía hacer».
Menos errores
¿Y el tiempo que pasaba corrigiendo los erroresmanuales? ¡También se acabó!
Ahora que iBanPay se encarga de la extracción dedatos y rellenar los campos de pago, su equipo solo tiene que verificar losdetalles. Esto reduce el riesgo de errores casi a cero. Se acabaron los errorestipográficos. Adiós a los números transpuestos. No más enviar accidentalmente10 000 € en lugar de 1000 €. Solo borradores de pago fiables y precisos listospara su aprobación.
Esto no solo le ahorra tiempo a la hora decorregir errores, sino que protege sus relaciones con los proveedores y lareputación de su empresa.
Control y supervisión totales
A algunas personas les preocupa que laautomatización suponga una pérdida de visibilidad o control. Con iBanPay, estodo lo contrario.
Usted mantiene la supervisión total de cada pago.El sistema crea borradores, pero sigue siendo usted quien los revisa y aprueba.Puede ver de un solo vistazo lo que está pendiente, lo que se ha aprobado y loque se ha enviado.
Como señala Céline Terrats, de Synersy:
«¡Pagar facturas nuncaha sido tan fácil! Los recordatorios por correo electrónico me resultan muyútiles para planificar mi día».
Su equipo trabaja de forma mucho más eficiente,ya que la herramienta se encarga del trabajo preliminar, pero usted mantiene elcontrol total.
Primeros pasos con iBanPay
¿Está listo para acabar con los dolores de cabezaque supone el procesamiento de facturas? Los usuarios de iBanFirst puedenconfigurar iBanPay en solo cinco sencillos pasos:
- Paso 1: Inicie sesiónen su cuenta de cliente o empresa de iBanFirst como Superusuario Administrador.
- Paso 2: Haga clic en«Configuración de la cuenta» en el menú de la izquierda.
- Paso 3: Active iBanPayen el apartado «Servicios» tras aceptar los Términos y Condiciones.
- Paso 4: Si esnecesario, autorice a otros miembros del equipo a enviar facturas a través deiBanPay introduciendo sus direcciones de correo electrónico en la configuraciónde la cuenta del apartado «iBanPay».
- Paso 5: Reciba uncorreo electrónico de bienvenida con su dirección de correo electrónicopersonalizada de iBanPay y su código de seguridad.
Eso es todo. En cuestión de minutos, estará listopara confiar la introducción de datos a iBanPay.
¿Por qué elegir iBanFirst?
¿Aún no tiene una cuenta con nosotros? Paratransformar por completo su flujo de trabajo de pago de facturas, necesita unproveedor de pagos fiable, transparente e innovador.
Cuando trabaja con iBanFirst, puede:
- Abrir una cuenta multidivisa en cuestión de minutos y mantener fondos en más de 25 divisas.
- Eliminar el riesgo de cometererrores costosos y obtener una mayor visibilidad de su flujo de pagos con iBanPay, todo ello sin perder el control y manteniendo los flujos de trabajo deaprobación.
- Compartir enlaces de seguimiento de pagos en tiempo real con sus socios para que puedan ver exactamentecuándo se envió el pago, qué intermediarios intervienen y cuándo llegará.
- Acceder a herramientas de gestión del riesgo cambiario, incluidos los contratos de pago con seguro decambio fijos, flexibles y dinámicos.
- Trabajar con expertos en divisasque comprenden sus necesidades transfronterizas específicas.
Solicite una cuenta con iBanFirst hoy mismo.
*Estudiorealizado por iBanFirst, junio de 2024, 530 usuarios en 10 países.
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