Как да управлявате множество бизнес локации: наръчник за оцеляване на главния финансов директор

Управлението на множество бизнес локации може значително да усложни проследяването на плащанията, управлението на паричния поток и измерването на ефективността. С всеки нов офис или локация, които добавяте, нещата стават експоненциално по-трудни.

Това ръководство ще Ви покаже как да управлявате финансовите си операции в различни юридически лица, валути и пазари — без да губите ума и дума в процеса.

Ще споделим практически начини за опростяване на плащанията, проследяване на важните показатели, избягване на често срещани грешки, управление на валутния риск при разрастване на бизнеса Ви и за недопускане Вашите ключови финансови показатели за ефективност да се превърнат в купчина несвързани таблици.

Да започваме.

Какво всъщност представлява бизнесът с множество локации

Бизнесът с множество локации осъществява дейността си в няколко офиса, дъщерни дружества или клонове — понякога само в една държава или регион, но нерядко и в различни държави.

В зависимост от мащаба, всяка локация може да разполага с отделни банкови сметки, специален екип и бюджети. При работа в различни държави входящите и изходящите плащания могат да включват множество чуждестранни валути и различни финансови системи.

Колкото повече локации добавяте, толкова повече се нуждаете от ясна финансова структура, която показва салда, плащания и резултати на едно място.

Истинското предизвикателство?

Управлението на финансите в дъщерните дружества изисква последователност и контрол върху всяко едно от тях.

Когато всичко е правилно организирано, можете да виждате точно къде се намират средствата във всяко юридическо лице. Когато не е — съчетавате отчети от несвързани системи, ръчно съгласувате плащания, предполагате какви са актуалните салда в реално време и се надявате нищо да не се изплъзне.

Какво прави управлението на множество локации финансово предизвикателно?

Когато операциите Ви са разпръснати в множество локации, сложността често нараства бързо.

Различни платежни системи, различни валути, различни формати на данни, пропуски в комуникацията между екипите — правилното вътрешнофирмено счетоводство се превръща в кошмар. Всичко това прави финансовия контрол експоненциално по-труден.

Фрагментираните банкови системи затрудняват ефективното управление

Повечето развиващи се дружества отварят отделни местни банкови сметки за всеки нов клон или дъщерно дружество. Всяка сметка носи различни данни за вход, интерфейси и формати за отчетност.

Тази фрагментация може реално да ограничи видимостта Ви върху общите Ви парични позиции и операционната активност в различните локации. Всяка локация работи на практика изолирано, а без централно табло за управление или система за управление на финансите във всички области, докладването на ключови финансови показатели за ефектност или съгласуването на плащания между локациите се превръщат в изцяло ръчна работа.

Видимостта и контролът върху паричния поток намаляват при увеличаване на офисите

Колкото повече локации управлявате, толкова по-трудно е да знаете къде се намират средствата Ви. Информацията често пристига късно, което води до загуба на синхронизация в салдата между отделните региони. В резултат на това една локация може да разполага с повече средства, отколкото са необходими, докато за друга да не достигат.

Непоследователното отчитане от такъв тип води до слепи зони, които забавят решенията и оперативните реакции. Без точни данни в реално време е почти невъзможно да действате с увереност. Ако не знаете текущите и прогнозните Ви нужди от паричен поток, никога няма да можете да правите уверени инвестиции, да посрещате всички плащания към доставчици или да продължавате да разширявате мрежата си от локации.

Структурата на финансовия Ви отдел има значение, но дори и най-добрите екипи не могат да действат бързо, когато работят с несвързани системи.

Презгранични плащания и разходите за валутен обмен усложняват вземането на решения

Плащането на международни доставчици или събирането на клиентски плащания в чуждестранни валути внася несигурност и разходи. Валутните курсове се променят постоянно, а традиционните банки нерядко добавят скрити спредове или такси за валутни операции.

Ако всяка локация управлява по различен начин собствените си парични салда и плащания в различни валути, опитите да следите ситуацията в целия бизнес стават истински кошмар. Таксите за валутен обмен се натрупват, видимостта към реалните приходи и загуби на всяка локация е нулева, а яснотата за представянето на компанията майка — дори по-малка. Нещо по-лошо — съгласуването на плащанията в цялата организация отнема безкрайно много време.

Разбирането на работата на плащанията в чуждестранна валута е от помощ, но истинският проблем опира до инфраструктурата. 

Как да изградите правилната финансова инфраструктура за успех с множество локации (4 професионални съвета)

Ранното въвеждане на единни финансови системи значително улеснява управлението на бизнес с множество локации — а изграждането на финансовия Ви технологичен пакет по правилен начин Ви осигурява по-добра видимост, предвидимост и последователност при различните валути и дружества.

Ето откъде да започнете.

1. Работете със специализиран доставчик на презгранични плащания, вместо с традиционна банка

Като изберете специализиран доставчик на презгранични плащания, можете да консолидирате всички международни операции в един интерфейс, осигуряващ Ви пълна прозрачност на сметките и валутите.

Ако управлявате плащанията с iBanFirst, можете също така и да проследявате плащанията в реално време, да сравнявате ясно валутни курсове, да се възползвате от инструменти за управление на валутния риск като договори за форуърдно плащане и да управлявате средства в множество валути значително по-лесно и бързо, отколкото с традиционна банка.

Какво означава това на практика за Вас?

• Вие и финансовият Ви екип можете да спрете да губите часове в преследване на статуси на плащания в пет различни банкови портала.
• Приключването в края на месеца се ускорява, тъй като съгласуването се извършва в една система, а не в разпокъсани таблици.
• Когато одиторите почукат на вратата, Вие им предоставяте изчистена и последователна документация — не смесица от извлечения от различни банки в различни формати.

Когато сравнявате доставчици на презгранични плащания, потърсете такъв, който може да се справи с пълния обхват на презграничните плащания — не само самото плащане, но и проследяването, отчитането и управлението на множество валути.

2. Използвайте многовалутна сметка, за да опростите операциите в различни валути

Многовалутната сметка Ви позволява да съхранявате, изпращате и получавате средства в различни валути, без да откривате отделна сметка за всяка от тях. Можете да събирате плащания в местната валута на клиента и да плащате на доставчиците в тяхната — всичко от едно място.

Това намалява ненужните разходи за обмен и Ви помага да избегнете загуби от валутни курсове, от които изобщо не е имало нужда. Освен това показва общата Ви парична позиция в различните валути едновременно, което прави планирането и разпределението значително по-лесни.

А обмена на средства между валути? Ако работите с доставчик на презгранични плащания като iBanFirst, е толкова лесно, колкото прехвърлянето на пари от разплащателна в спестовна сметка — само няколко клика и сте готови.

3. Централизирайте сметките и плащанията в различните бизнес локации

Обединяването на сметките и работните процеси по плащанията в една платформа осигурява последователни действия във всички юриди1ески лица и локации. Можете да управлявате потребителските разрешения, потоците на одобрения, салдата по сметки и отчитането на операциите от един интерфейс.

Ето какво означава това на практика за Вас и екипа Ви:

• Можете да елиминирате дублиращото се въвеждане на данни и работата по съгласуване между локациите.
• Грешките при плащанията намаляват, тъй като потоците за одобрение са последователни във всяко юридическо лице.
• Финансовото отчитане се опростява — извличате данни от една система, вместо да комбинирате извлечени данни от пет различни банкови портала и счетоводни инструменти.
• Прекарвате по-малко време в издирване на детайли за операции и повече в анализиране на смисъла зад числата.

Консолидирането на данните улеснява изготвянето на отчети, сравняването на резултатите между регионите и планирането на вътрешнофирмените преводи. В същото време спестява време на хората, управляващи отделните локации, тъй като не им се налага да отделят толкова много време за изготвяне на отчети. Вие запазвате наблюдението, докато всеки клон продължава да работи независимо.

4. Оборудвайте бизнеса си с инструменти за управление на валутния риск, като договори за форуърдно плащане

Колебанията на валутния курс могат да навредят на маржа Ви на печалба при международна дейност. Промяна от 5% в курса може да изтрие целия Ви марж по дадена сделка, ако Ви хване неподготвени.

Договорите за форуърдно плащане Ви позволяват да фиксирате форуърден валутен курс за бъдещи плащания, което внася предвидимост в бюджетите Ви и защитава маржовете Ви от внезапни пазарни движения. Ако работите с iBanFirst, ще имате достъп до три различни вида:

• Договори за фиксирано форуърдно плащане: фиксирате един курс за конкретна бъдеща дата
• Договор за гъвкаво форуърдно плащане: фиксирате курс, но усвоявате на множество вноски
• Договори за динамично форуърдно плащане: задавате минимален курс, като същевременно запазвате предимство при благоприятно пазарно движение

Имайте предвид, че целта не е непременно да гоните най-добрия курс при всяка крачка, а да създадете предвидимост. Когато знаете какви ще са разходите Ви за валутен обмен три месеца напред, можете да планирате бюджети и да прогнозирате паричния поток с увереност, вместо да стискате палци и да се надявате еврото да не се срине за една нощ. 

Често срещани грешки, които бизнесите с множество локации трябва да избягват

Успешното управление на множество локации означава да се откажете от навиците, които създават ненужна сложност, фрагментират наблюдението или непредвидимо раздуват разходите Ви. Грешките в управлението на валутния риск са само началото.

Ето за какво друго трябва да внимавате.

Третирането на всяка локация като напълно самостоятелна

Да оставите всеки клон или дъщерно дружество да управлява самостоятелно всичките си банкови операции и плащания може да изглежда добра идея, но може и да доведе до дублиране и хаос.

Когато всяка локация избира различни доставчици, следва различни процеси и съхранява данните в различни формати:

• Не можете да сравнявате резултатите точно
• Не можете да консолидирате данните за паричния поток без огромен ръчен труд
• Координирате вътрешнофирмени счетоводни системи, които не комуникират помежду си

Изграждането на обща финансова инфраструктура поддържа операциите в синхрон, като същевременно допуска локален контрол там, където е важно. Можете да стандартизирате основните процеси — плащания, одобрения, отчетност — без да налагате идентични работни процеси на всяка локация.

Пренебрегването на валутната експозиция и сроковете на плащанията

Пренебрегването на валутния риск е един от най-бързите начини да намалите рентабилността при работа с множество локации. Валутните курсове се движат ежедневно, а малките разлики в сроковете на плащанията могат значително да изместят реализираните Ви разходи или приходи.

Ето как изглежда това на практика:

• Оферирате проект в евро на базата на текущия спот валутен курс
• Изминават три месеца...
• Валутният курс се е променил с 4% (и не във Ваша полза)
• Маржът Ви се изпарява, преди дори да сте събрали плащането

Управлението на валутната експозиция в различните валути Ви показва уязвимите места на бизнеса Ви и Ви помага да предотвратите загуби, които можете да избегнете. Отново — целта не е само да намерите най-добрия възможен курс, а да изградите предвидимост и да поддържате контрол върху валутната си експозиция.

Управляването на финансите Ви изключително с традиционни банки

Традиционните банки често нямат прозрачността и скоростта, изисквани от съвременните презгранични операции. Ограниченото проследяване на плащанията и непредвидимото валутно ценообразуване правят управлението на множество валути в най-добрия случай неефективно, а в най-лошия — невъзможно.

Освен това много традиционни банки разполагат с остарели системи, които създават пречки и забавят всичко. Екипът Ви може да изгуби часове в преследване на статуси на плащания или детайли за операции.

Съвременните доставчици на презгранични плащания Ви позволяват да управлявате множество валути и международни плащания на едно място. 

Как iBanFirst може да направи финансовата страна на управлението на множество офиси по-ефективна

Управлението на финансите в множество локации не трябва да е досадна и мъчителна работа. Не би трябвало да прекарвате часове в ръчно съгласуване на разхвърлени книги, да плащате необясними такси за валутен обмен и да стискате палци, надявайки се нищо да не се изплъзне по пътя.

iBanFirst предоставя на малки и средни мултинационални компании (МСМК) като Вас единна платформа, осигуряваща контрол и видимост върху сметки, плащания и валути.

С платежна сметка в iBanFirst можете да:

• Съхранявате, изпращате и получавате средства в над 25 валути от едно табло за управление
• Проследявате международни плащания в реално време с връзки за проследяване, които могат да се споделят
• Фиксирате валутни курсове с договори за форуърдно плащане, за да защитите маржовете
• Преглеждате паричните позиции във всички юридически лица, за да вземате по-добри решения за финансиране
• Интегрирате работните процеси по плащанията с Вашия софтуер за планиране на корпоративните ресурси или счетоводен софтуер за по-лесно съгласуване
• Управлявате вътрешнофирмените преводи между дъщерните дружества, без да откривате множество сметки

Резултатът? По-малко време за издирване на детайли за операции — повече за работа с висок ефект, която реално движи бизнеса напред.

Заявете сметка, за да видите как iBanFirst опростява международните операции, или направете интерактивната обиколка на продукта, за да изследвате платформата сами.