Отстояване на цифровизирането. Изграждане на издръжливост. Изместване на фокуса от извършването на изчисления и балансирането на книгите към стимулиране на стратегическо вземане на бизнес решения.
Като Главен финансов директор, може да сте забелязали променящите се нужди, които бизнесът Ви поставя пред Вас. Може да сте осъзнали, освен това, че структурата на финансовия Ви отдел не отговаря на тези цели.
Разбирането на начина, по който да структурирате Вашия финансов отдел пред лицето на тези промени, може да изглежда стряскащо. Като разбирате обаче критичните тенденции и използвате технологиите, Вие можете да транцформирате своя финансов отдел в двигател на бизнеса.
Нека погледнем отблизо как главните финансови директори могат да структурират оптимално своя финансов отдел.
Ключови тенденции, засягащи структурата на финансовия отдел
Ключът към обезпечаване на бъдещето на финансовия екип е разбирането на тенденциите, които засягат това това пространство и организирането на Вашия отдел, така че да ги подсили.
Това са шестте най-важни тенденции, засягащи финансовия екип.
1. Финансовият екип селективно се свива
Изкуственият интелект и автоматизацията трансформират финансовия екип, което води до спекулацията, че функцията скоро ще стане излишна. Сюзън Хоган и Антон Шер от Deloitte обаче мислят друго.
В доклада Финанси 2025 г. на Deloitte те казват: “За някои е интересно да спекулират относно изчезването на финансовия екип под напора на цифровото разрушение, но ние не виждаме това да се случва. Да, финансовият екип вероятно ще се смали, но това ще бъде основно функция на числеността в оперативните финанси (order-to-cash (процес “От поръчка до осребряване”)), procure-to-pay (процес “От покупка до плащане”), транзакционно счетоводство и т.н.)."
Заключение: Главните финансови директори трябва да разберат, че макар автоматизирането да намалява броя служители, от които се нуждаят фирмите, то заменя повтарящи се ръчни функции, не целия финансов екип.
2. Финансовият екип трябва да добавя бизнес стойност
Технологията ще намали броя човешки служители в оперативните финанси, но ще принуди главните оперативни директори да преосмислят начина, по който организират бизнес финансите.
В доклада на Deloitte, Хоган и Шер пишат: “Дали финансовият екип продължава да управлява ресурсите понастоящем под негов контрол, ще зависи от способността му да добавя стойност. Това ще изисква знания за качеството и изключително обслужване на клиентите.”
“(В резултат на това..) очакванията за подкрепа от бизнес финанси (бизнес партньорство, отчитане, планиране, бюджетиране, прогнозиране и т.н.) и специализирани финанси (данъци, управление а финансовите активи и паричните потоци, вътрешни приходи и т.н.) ще продължават да растат.”
Заключение: Главните финансови директори трябва да предоставят бизнес информация, не просто доклади, на своите организации.
3. Прогнозирането в реално време ще се увеличи
Повечето финансови процеси, като затваряния на месеца, гледат назад. Deloitte предрича, че докато технологията се подобрява, търсенето на прогнозиране в реално време ще се увеличи
"Финансовите организации все така ще трябва да отговарят на външното търсене на циклична информация, но външните инвеститори може също така да искат по-често информация за резултатите”, смятат Хоган и Шер. “Няма приключване. Не прогнозирате веднъж месечно или на тримесечие. Всичко се случва в реално време."
Заключение: Главните изпълнителни директори трябва да инвестират в ad-hoc инструменти за проследяване в реално време, които им дават точна информация за бизнеса им.
4. Автоматизацията ще замени аутсорсинга
Хоган и Шер смята, че главните изпълнителни директори трябва да възприемат изцяло автоматизацията. “Автоматизацията предоставя нов лост за управление на разходите” – казват те – такъв, който дава на финансовите организации възможността да преоценят начина, по който са организирани, къде се свършва работата и кои видове процеси вече не изискват човешка намеса.
Заключение: Главните финансови директори трябва да преразгледат договореностите за аутсорсинг, като проучат способността на технологията да намали разходите и да свърши работата по-бързо.
5. Финансовите умения се променят
Сътрудничеството, способността да се разказват истории и ориентацията към клиентите са точно толкова важни колкото са аналитичните умения. Хоган и Шер съветват: “Всички Ваши хора следва да са в състояние да допринасят за покачването на стойността на финансовия екип от гледна точка на комуникация, въздействие и влияние.”
"Вашата финансова организация следва да гледа на всеки новонает през призмата на 2025 г."
Заключение: Главните финансови директори трябва да извличат максимума от всеки новонает, със стремежа да обезпечат бъдещето на финансовия екип във възможно най-голяма степен.
Ключови функции във финансовия отдел
Сега, след като разбирате главните тенденции, влияещи върху организацията на финансовите отдели, ето основните функции, които се срещат в повечето финансови екипи. Помнете, че размерът и браншът на дружеството Ви ще окаже въздействие върху важността и относимостта на функциите по-долу.
Procure-to-pay (процес “От покупка до плащане”)
Тази функция отговаря за отношенията с доставчици, от поръчките за покупка до задълженията.
Order-to-cash (процес “От поръчка до осребряване”)
Наричана още O2C, тази функция отговаря за отношенията с клиентите – от фактурирането и вземанията до поемането на спорове и събирането на вземанията.
Управление на финансовите активи и паричните потоци (трежъри)
Тази функция управлява оборотния капитал и паричните потоци. Тя отговаря за банковите взаимоотношения и кредитните статуси на дружеството.
Финансово планиране и анализ (FP&A)
Бидейки сравнително нова финансова функция, FP&A, отговаря за прогнозирането, бюджетните предвиждания и проследяването на ефективността.
Данъци
Това гарантира, че Вашето дружество спазва правителствените стандарти и определя вътрешни стандарти за отчитане.
Счетоводство
Тази функция подготвя счетоводни отчети управлява разходите.
4 организационни диаграми на финансовия отдел
Сега, след като очертахме съществените функции в един финансов отдел, въпросът, който се носи във въздуха, е: как подхождате към структурирането им в рамките на Вашето дружество?
Ето четири структури на финансовия отдел въз основа на размера на дружеството и бизнес присъствието.
Структура на финансовия отдел за бързо-растящ стартъп
Структура на финансовия отдел на бързо-растящ стартъп
Бързо-растящите стартъпи се нуждаят от подвижност. В този смисъл, Контрольорите надзирават всички плащания и цялото счетоводство. Стартъпите могат да аутсорснат или автоматизират счетоводството, за да намалят бремето на ръчния труд.
За да осигурят растеж, стартъпите трябва да включат стратегическа финансова функция, която преглежда ефективността на изразходването на средства (cash burn) и моделира пътищата за растеж. Тази роля трябва да бъде подпомагана от стратегически финансови инструмент.
За тези дружества е по-добре да аутсорсват пейрол или да използват автоматизирана платформа за човешки ресурси.
Структура на финансовия отдел за утвърдено малко предприятие
Структура на финансовия отдел на малко предприятие
Малкото предприятие трябва да бъде запознато със структурата на разходите. Тази структура помага на малките предприятия да функционират с малък екип, обработващ плащания вътрешно, за да гарантира, че поддържат делови отношения.
Малките предприятия могат да използват също автоматизирани инструменти, за да опростят много от тези процеси. Автоматизирането на функциите по пейрол, спазването на данъчното законодателство и счетоводството (или аутсорсването им) ще намали тежестта върху главния финансов директор на дружествот.
Структура на финансовия отдел за средно предприятие
Структура на финансовия отдел на средно дружество
Средните предприятия са сложни и се нуждаят от самостоятелни отдели за управление на финансовите активи и паричните потоци и ръководени от контрольор отдели. Контрольорите надзирават плащанията и нормативното съответствие с помощта на под-отдели и инструменти. Членовете на отдела за управление на финансовите активи и паричните потоци надзирават стратегическото планиране, механизмите за контрол върху вътрешния одит и счетоводните работни процеси.
Всяко средно предприятие е различно, така че трябва да индивидуализирате тази структура, за да отговаря на Вашите нужди. Например, възможно е да автоматизирате или аутсорснете счетоводството. Или можете да поставите пейрол под властта на Вашия контрольор вместо да го организирате в компетентността на човешки ресурси.
Структура на финансовия отдел за международно средно предприятие
Структура на финансовия отдел на международно средно дружество
Средните предприятия, извършващи дейност в чужбина, могат да използват структурата на отдела, която подчертахме по-горе.
Както е илюстрирано, те трябва да инкорпорират функция по управление на валутния риск, отговорна за свеждане до минимум на валутните рискове, свързани с провеждането на дейности в множество валути.
Въпреки че по-големите предприятия биха могли да изберат варианта с вътрешни търговци, за малките и средните предприятия е по-добре да възлагат нужните им дейности на външен специалист, който може да им помогне точно да измерят своята експозиция на валутен риск и да определят ефективна стратегия за управление на валутния риск за своето предприятие.
5 най-добри практики за структуриране на Вашия финансов отдел
Ето пет страхотни начина да гарантирате, че извличате максимума от организационните структури, които подчертахме.
1. Подгответе основните неща по правилния начин
Когато обмисляте как да сформирате Вашия финансов екип, може да е изкушаващо да се захванете с всичко наведнъж. Почакайте обаче за секунда! По-добре е да започнете първо с основните неща.
Това означава да проверите Вашите източници на данни за пълнота, да въведете стабилни счетоводни принципи и внимателно да проверите къде екипът Ви може да среща трудности.
Растежът може да прави съществуващите проблеми дори още по-хлъзгави. Така че, ключът е да се фокусирате върху основните неща от самото началото.
2. Приоритизирайте инструментите в същата степен, в която приоритизирате хората
Технологията може да освободи финансовите екипи от повтарящи се, силно структурирани задачи. Приоритизирайте автоматизацията и използването на инструменти в същата степен, в която приоритизирате Вашите служители.
Например, направете оценка на инструменти, които автоматизират използването на пари и записите в журнали. Автоматизацията на тези задачи е особено относима за предприятия, работещи трансгранично, тъй като тя спестява време за превод на валути и подготовка на Вашите книги.
Кристиан Мартинес, Финансов аналитичен мениджър в Kraft Heinz Company, очертава метод, по който главните изпълнителни директори да организират дейностите в отдела и да постигнат баланс между автоматизацията и човешкия принос в процеса.
“Започнете, като създадете изчерпателен списък с всички задачи и отговорности, попадащи под властта на финансовия отдел: бюджетиране, финансово отчитане, нормативно съответствие, управление на риска и други.” – казва той.
“Добавете колона до всяка задача, за да оцените нейната стойност или въздействие” – продължава той. “Например, задачи като финансово отчитане може да имат висока стойност поради тяхното правно и стратегическо значение. Следващата колона следва да бъде посветена на оценка на сложността на всяка задача.”
“Някои задачи може да са директни, изискващи минимални специализирани знания, докато други – като данъчното планиране – биха могли да се отличават с висока степен на сложност. След оценка на стойността и сложността, следващата стъпка е да са анализира кои задачи могат да бъдат автоматизирани.”
Той отбелязва, че макар че автоматизацията е прекрасна за “рутинни, отнемащи време задачи, е от съществено значение да се гарантира, че автоматизацията не компрометира качеството или пълнотата на работата.”
3. Пресяване за правилните умения
Финансовият екип трябва да функционира като разказвач на истории повече от всякога. Осигурете бъдещето на Вашия екип, като извършите пресявка за умения за анализ на данни и интерпретиране в същата степен, в която го правите за технически такива. Наемайте хора, които желаят да сътрудничат с различни отдели, за да намерите нови области на растеж.
“От съществено значение е да имате членове на екипа, които притежават знания за автоматизираните процеси” – допълва Мартинес. “Това гарантира, че има някой, който може да провери и разреши проблемите, ако автоматизираните системи срещнат проблеми.”
“Освен това гарантира непрекъснатост и разбиране на процесите в рамките на екипа, което е от решаващо значение за поддържането на контрол и надзор на функциите на отдела.”
4. Промотиране на финансовия екип като движещ фактор за клиентското преживяване (CX)
Финансовият екип е критичен решаващ фактор при установяването на отношения с клиентите. Функциите като вземания (AR) могат да Ви помогнат да предоставите запомнящо се клиентско преживяване. Например екипите за AR могат да използват автоматизация, за да избягват грешки във фактурите, което им дава повече време да решават сложни проблеми на клиентите.
Благодарение на това допълнително време, AR може да се ориентира по нуждите на клиента и да укрепи отношенията с клиента.
“Главните финансови директори трябва да насърчават култура в рамките на финансовия отдел и в организацията като цяло, която поставя като приоритет клиента във всяко едно решение” - казва Мартинес.
“Това може да включва обучаване на финансовите служители да мислят от центрирана върху клиента перспектива или интегриране на система за измерване на удовлетвореността на клиентите в показателите за финансови резултати.”
Той казва, че главните изпълнителни директори трябва да си сътрудничат с отдели като маркетинг и продажби, за да разберат пътуванията на клиентите, и да разчитат на технологията, за да ориентират своите отдели в нужните на клиентите.
“Главните финансови директори следва да се застъпват и за инвестициите в технологии и системи, като софтуер за управление на отношенията с клиентите или инструменти за анализ на данни” – казва той – “които предоставят ценна информация за предпочитанията и поведенията на клиентите.”
5. Преглед и мащаб
Преглеждайте и мащабирайте структурата на Вашия финансов екип докато дружеството Ви се разраства. Например, ако дружеството Ви се разширява в международен план, Вие трябва да прегледате и анализирате дейностите във всяка нова локация и регион.
“Главните финансови директори следва да създадат отдел, който може да се приспособи към все по-големите сложности и нужди, докато поддържа финансов интегритет и поддържа общите бизнес цели” – обяснява Мартинес.
“Те трябва да оценяват и евентуално да преоформят структурата на своя финансов екип” – продължава той. “Това може да включва създаването на специализирани роли или поделения (като управление на финансовите активи и паричните потоци (трежъри), данъци, финансово планиране и анализ и т.н.), за да се справят с нарастващите обеми работа и сложност.”
Преглеждането на процесите за ефективност също е критично важна задача. Докато предприятието се разраства” – казва Мартинес – “Главните изпълнителни директори следва да гарантират, че техните финансови системи са мащабируеми и могат да се интегрират безпроблемно с други бизнес системи (като Управление на отношенията с клиентите, Планиране на ресурсите на предприятието и т.н.). Надграждането към по-устойчив софтуер за финансово управление може да е необходима стъпки за справяне с увеличените обеми транзакции и сложни изисквания за финансово отчитане.”
Любопитни ли сте кои инструменти могат Ви помогнат да изградите олекотен финансов екип? Проверете нашия списък с най-добрия финтех набор за главни финансови директори.
